Quais ferramentas escolher para antes de promover workshops online e desafios de inovação

Rodrigo Medalha

3 anos atrás

É fato. A pandemia obrigou as organizações a, cada vez mais, adotarem trabalho remoto e eventos à distância. Apesar disso, muitos executivos ainda ficam na dúvida: quais ferramentas utilizar em workshops online, hackathons e outras iniciativas digitais ?

Logo de cara eu poderia citar plataformas super completas para desafios de inovação aberta. Mas, primeiramente, você precisa responder a duas perguntas básicas:

Qual é o objetivo do evento?
Quais interações você espera entre os participantes?

Essas perguntas são importantes porque provavelmente você precisará disponibilizar espaços virtuais para equipes co-criarem seus projetos, disponibilizar ferramentas para upload de arquivos ou também para fazer a gestão de inscrições.

Conhecer o público alvo para manter o cronograma

Agora que você já sabe o que busca com seu evento, é preciso também pensar em quem vai participar para que a dinâmica seja produtiva. Isto é, o público já está adaptado aos recursos digitais que você vai disponibilizar para a interação?

A resposta a essa pergunta vai ajudar na seleção das ferramentas para workshops online, por exemplo. Portanto, vale a pena fazer um pré-alinhamento com seus convidados para tirar dúvidas e mostrar as funcionalidades sobre as plataformas que serão utilizadas.

Em minha experiência como consultor de inovação e de organizador de desafios de inovação aberta, eu aprendi na pele que destinar um tempo para isso evita problemas – e até mesmo que alguns participantes fiquem irritados. Também é algo essencial para que o cronograma seja mantido sem atrasos devido a problemas de instruções sobre uso de ferramentas digitais.

Nesse sentido, pelo menos as funcionalidades básicas eles precisam saber, como compartilhar tela, abrir e fechar câmera ou microfone, conversar pelo chat. Acredite: isso é mais comum do que você imagina. Se o evento for maior, com vários dias e diferentes ferramentas sendo usadas, eu recomendo disponibilizar um canal separado para atender a esses tipos de problemas, como um simples chat no WhatsApp ou Telegram.

Agora sim, vamos às ferramentas!

Em primeiro lugar, no mínimo você precisará disponibilizar, para um workshop online, ferramentas de comunicação e de co-criação. Para desafios/programas maiores, você precisará dessas mesmas funcionalidades e também algumas outras, como veremos a seguir.

Vamos juntos conhecer boas opções para surpreender os participantes?

Programas de inovação aberta e workshops online: ferramentas de comunicação

Geralmente, um grupo maior de participantes participa de workshops online. Por isso, você precisa dividir as pessoas em grupos menores de trabalho. Se você utilizar o Google Meet, por exemplo, você precisará de múltiplos links, pelo menos um principal e um para cada grupo de trabalho. Eu pessoalmente recomendo que você busque outra alternativa.

Existem outras plataformas famosas que podem cumprir esse objetivo, como o Zoom, que permite o chamado breakout rooms¸ ou seja, a separação de participantes em salas. Isso é essencial como ferramenta de workshops online. Mas eu quero mostrar para você que existem outras plataformas que podem potencializar ainda mais a criatividade das equipes.

Já ouviu falar na Gather.Town?

Vamos começar com uma ferramenta que pode iniciar um trabalho divertido. A Gather Town pode ser uma boa opção para trabalhos internos, reuniões diárias da empresa, até para dar uma sensação de escritório. Também é útil para eventos de cocriação, mas talvez não workshops complexos.

A aposta aqui é na gamificação (gamification, em inglês), onde o condutor do evento pode construir um mapa de um escritório em 2D, e os usuários criam seus próprios avatares. Os desenhos lembram muito videogames antigos como o Gameboy, o Master System, o Mega Drive e o Super Nintendo. Assista a um exemplo:

O legal dessa alternativa é que, além de o mapa ser customizado (você pode recriar seu escritório ou um coworking 2D), as pessoas podem ir a mesas ou salas para se reunirem. Elas podem ligar a câmera e o microfone quando chegarem à mesa ou quando chegam perto de um colega, iniciando um bate-papo individual. Ou seja, você pode “levantar da cadeira” e tirar uma dúvida com o organizador do workshop online, ou com outras pessoas.

Também é possível desenhar em quadros negros, deixar livros nas mesas em PDF, colocar um telão para transmissão no workshop, entre outros elementos úteis.

Ferramentas para workshops online: Outra alternativa é a KumoSpace

É uma opção parecida com a Gather Town, com a diferença principal de que, ao invés de um personagem como avatar, é o seu rosto de webcam que se move no escritório virtual. A ferramenta é gratuita para até 1,5 mil pessoas e possui uma versão paga para eventos maiores. Após alguma experiência em workshops online, pode ser utilizada em hackathons.

Na KumonSpace você pode fazer reuniões em salas separadas, falar somente com uma pessoa por vez ou chamar todos para uma reunião. Veja como funciona e pense em como aproveitar essa ferramenta em workshops online:

Outra opção para realizar eventos é a SpatialChat, onde as pessoas também podem se reunir em mesas virtuais ou fazer palestras em um ambiente de realidade virtual.

Espaços para co-criação: Mural

Todas as opções acima são excelentes para a dinâmica entre os participantes. Já para co-criar projetos, tenho outras recomendações. Ou seja, vale a pena combinar a comunicação com ferramentas que permitam a ideação (geração e registro de ideias), como a Mural, a Miro, ou Jamboard. Essas ferramentas são muito úteis porque possuem funcionalidades para equipes moverem post-its e criarem frameworks de projetos.

Nós da Haze Shift, por exemplo, utilizamos muito a Mural. Ela permite, por exemplo, dividir as cinco etapas de design thinking, fazendo os registros em post-is, que podem ser deletados ou mantidos, além de permitir que os usuários insiram links e documentos. Como o próprio nome remete, ela é um mural colaborativo. Como vantagem, possui ainda integração com outras ferramentas colaborativas como o Slack.

Meu sócio e colega Léo Tostes publicou um artigo com um exemplo de como criar uma oficina de design thinking utilizando o Mural. Confira este vídeo com legenda em português com um breve tutorial:

Ferramentas de workshop online para apresentações e interações

Você pode estar pensando: mas como as equipes podem apresentar seus projetos de interagir com uma audiência à distância. Ao invés de utilizar PowerPoint e Google Docs, eu pessoalmente recomendo duas ferramentas de workshop online para apresentações: o Mentimeter e o Slido.

Há um ótimo motivo para isso. Com essas aplicações, você vai além de apresentações. Além de apresentar seus slides, ambas permitem fazer quiz e sessões de Perguntas & Respostas, e até mesmo um recurso de votação para alternativas propostas pelo apresentador.

No Mentimeter, por exemplo, é fácil criar uma nuvem de palavras, onde você faz uma pergunta aos espectadores e eles podem responder. As palavras vão surgir na tela. Veja como funciona:

Ambas são excelentes tanto como ferramentas de workshops online como para desafios de inovação aberta em geral. Afinal, a interação é maior que com um app comum de apresentações e é possível coletar feedbacks em tempo real.

O que você precisa para um desafio de inovação aberta completo

Gostou do que apresentamos até agora? Eu diria que para wokshops online, ferramentas como as acima são suficientes. Já para programas maiores é provável que você precise de algo um pouco mais elaborado para dar disponibilizar além dos que mencionamos, recursos como:

Página do projeto
Local para inscrição
Disponibilizar um local para fazer uploads de materiais
Espaço de matchmaking para formação de equipes
Um lugar virtual para diferentes stakeholders do evento, como um espaço para só mentores e outro para banca avaliadora (júri)
Um painel de atualizações referentes ao desafio
Uma ferramenta de streaming para transmitir o evento

Ou seja, tudo isso aumenta sua necessidade de funcionalidades. Portanto, chegou a hora de facilitar sua vida aproveitando ao máximo algumas ferramentas.

Preciso de um site?

Claro que se você tiver essa disponibilidade, ela é sempre bem-vinda. Mas já existem alternativas que podem suprir essa necessidade, juntando sua página do desafio de inovação com praticamente todos os elementos citados acima.

Pense comigo: se você precisar de uma ferramenta para cada item necessário em um desafio de inovação, o usuário precisará migrar de ambiente para ambiente com certa frequência. Isso terá impacto direto na experiência do participante, que certamente não será das melhores. Vamos solucionar isso?

Combinando necessidades em uma única plataforma

Uma plataforma altamente recomendada para desafios de inovação aberta é a Taikai, que combina várias funcionalidades em um único lugar. A plataforma é paga, mas quando se trata de um desafio de inovação, certamente o investimento compensa.

Por meio da Taikai é possível, além de uma página do desafio, fazer o cadastro/inscrição e “oferecer” seu projeto para que outras pessoas façam parte de sua equipe. Ou seja, os participantes do desafio que não tem uma ideia de projeto podem se candidatar para fazer parte de uma equipe que ainda tenha vagas disponíveis.

Além dessa função de matchmaking, a plataforma disponibiliza uma área para mentores auxiliarem as equipes, e outra área para membros para o júri, com um grande diferencial: a Taikai é pioneira em disponibilizar a votação para forma auditável, em blockchain, a mesma utilizada por criptomoedas. Existe também um back office com as estatísticas do evento.

Trabalhando com orçamento apertado

Bom, mas suponhamos que seu budget seja um pouco limitado para seu desafio de inovação aberta, e não tenha verba para contratar uma plataforma completa como a Taikai.

Em primeiro lugar, você precisará definir um canal para obter inscrições, o que pode ser feito por ferramentas gratuitas como o Google Forms, o Typeform ou o Surveymonkey. Todas são bem intuitivas.

Já para auxiliar na gestão do desafio de inovação, uma alternativa pode ser o Slack, que permite desmembrar equipes (o que eles chamam de canais), além de oferecer uma função de colaboração de equipes (que pode unir mentores a participantes, por exemplo), além de disponibilizar a função de chamadas de voz e vídeo, e integrações para compartilhar arquivos via nuvens como o Google Drive. Outra ferramenta similar ao Slack é o Discord.

E a transmissão de eventos, como fica?

Agora, vamos supor que você esteja utilizando outras plataformas para seu desafio de inovação aberta ou um programa de workshops online. Certamente você precisará fazer a transmissão via YouTube ou Facebook ou outra rede social. Nessa etapa, você precisa saber responder: Quando é importante buscar uma ferramenta de streaming para transmitir seu desafio de inovação aberta? Aqui eu passo a bola para o especialista em audiovisual Luiz Henrique Costa, colaborador da Haze Shift:

”Fazer uma transmissão ao vivo do seu desafio é mostrar ele pro mundo. Vivemos em uma cultura onde estar off-line é estar fora de uma parcela do mercado (e até de bons candidatos para seu desafio). O responsável pelo streaming deve ser alguém com domínio sobre a ferramenta utilizada e ter um bom ritmo na condução da transmissão. Um profissional do audiovisual já possui arcabouço para atuar nas funções necessárias em um live.”

Ferramentas de streaming

Eu perguntei para o Luiz quais ferramentas podem ajudar em uma transmissão por streaming, e ele recomenda duas:

OBS Studio: essa é uma ferramenta gratuita, em que é possível criar cenas, fazer transmissão em multiplataformas (várias plataformas simultaneamente, como YouTube e Facebook), fazer a união de áudios de participantes em diferentes lugares, entre outros recursos.
StreamYard: essa é uma plataforma paga, com preços diferenciados para transmissões em HD e Full HD. A vantagem é que ela é mais simples e intuitiva que a OBS Studio. Ela tem a função de mesa de corte (que permite com um único botão alternar pessoas na tela), adicionar logos e textos de forma mais simples, colocar comentários diretamente do YouTube para uma parte da tela. Contudo, a transmissão é apenas para uma plataforma (a OBS Studio é multiplataforma).

Lembre-se que existe vida no mundo real!

Uma última dica importante é lembrar que, além de plataformas e ferramentas para workshops online e hackathons, os participantes precisam, de alguma forma, interagir com o mundo real. Em minha experiência na organização de desafios de inovação, eu percebi que os resultados podem ser potencializados com o envio de um kit antes do evento. Como assim? Eu explico:

Ao enviar aos participantes elementos como papéis, cartolina, canetinhas e Legos, a interação é ampliada. As pessoas tendem a mostrar mais suas ideias para nas videoconferências, e compartilharem fotos.

Vamos ver isso tudo em mais um exemplo prático

Em 2020, nós da Haze Shift coordenamos um programa que contava com vários workshop de co-criação para gerar ideias que auxiliem na promoção turística na região Noroeste do Paraná. A proposta era adequar um município ao conceito de Destinos Turísticos Inteligentes, ou seja, uma região com infraestrutura tecnológica, sustentável e acessível para os visitantes. Assim, seria possível elevar a competitividade de empresas chave do turismo por meio do ecossistema de inovação local.

Para colocar isso em prática, fizeram parte do workshop online: startups, agências de eventos, em geral relacionadas à área de turismo. Em três meses de projeto, cerca de 30 pessoas divididas em cinco equipes acompanharam palestras no Zoom, participaram de apresentações interativas com o Mentimeter, criaram ideias utilizaram o Mural e realizaram atividades extras (uma espécie de lições de casa) em uma ferramenta de educação à distância (EaD).

O programa foi dividido em sete fases, levando aos participantes conteúdos sobre como, por exemplo, melhorar a experiência dos clientes e melhorar sua mensuração de métricas de resultados. Eles aprenderam a criar personas, a criar uma jornada de cliente e mapear as dores dos clientes para melhorar suas oportunidades de melhorias em serviços. Também houve a oportunidade de prototipar e fazer testes de produtos e serviços. Tudo isso de forma online e organizada a partir das ferramentas que mencionamos.

No fim do projeto, fizemos um Demoday, com transmissão ao vivo pelo YouTube, onde os times apresentaram quatro soluções práticas para o turismo da região.

E para deixar a experiência ainda mais tangível, enviamos a Unboxing Experience aos participantes. Uma caixa com brindes, o que incluía produtos locais, canetinhas, carta escrita à mão, uma planilha canva, folders, e até uma cerveja artesanal local. Isso é muito importante e faz parte do que chamamos de design emocional.

Para finalizar…

Além de tudo isso que conversamos neste post, existem várias outras ferramentas para workshops online e desafios de inovação aberta.

O importante, vale lembrar, é que os participantes se sintam confortáveis com o que você irá disponibilizar. E nós da Haze Shift temos alta expertise em todo o processo de organização, lançamento e tratamento pós-eventos. Portanto, fica aqui o convite: fale conosco, tire suas dúvidas e vamos, juntos, organizar o melhor evento para sua organização.