Já parou para pensar se você e sua equipe trabalham em casa ou à distância? Sim, tem diferença. É por isso que precisamos pensar em o que é remote first: conceito novo e cada vez mais difundido.
Isso importa bastante no atual modelo empresarial, ainda mais em um mundo próximo do pós-pandemia. Trabalhar remotamente é ter a liberdade de seguir uma rotina em qualquer lugar do mundo, e não necessariamente em casa ou apenas na cidade onde a empresa tem seu CNPJ.
Isso ainda acontece porque a maior parte das empresas ainda privilegia talentos em sua região, com muitos ainda cogitando um retorno físico ou híbrido aos escritórios. E vejo que esta é a hora certa para quebrar esse paradigma para ter mais diversidade e talentos. Existem bons motivos para isso.
Liderança remota e remote first
Colocar o trabalho remoto como primeira opção, ou remote first, significa que decisões mais assertivas podem ser tomadas em plataformas digitais. Eu sei que essa afirmação pode parecer estranha. Portanto, peço que você imagine o seguinte: se uma diretoria precisa de cinco executivos para tomar uma decisão, e apenas um deles está remoto, basicamente acontece uma quebra no fluxo do trabalho colaborativo.
Ou seja, se os executivos adiantam o assunto antes da decisão, na mesa ou mesmo no cafezinho, quem não está fisicamente presente fica em desvantagem. Então, ou todos estão juntos na sala física ou todos estão na sala virtual.
Como consultor de inovação, vi isso na prática: grandes decisões aconteceram à distância tanto com nossos clientes quanto aqui Haze Shift. O fato é que já todos nós (eu e você, inclusive) aprendemos a nos comunicar por meios remotos e o que as empresas enfrentam, na maior parte das vezes, são mais barreiras culturais do que desafios técnicos.
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Antes de 2020 a maior dificuldade era fazer colaboração online. Agora, em 2021, estamos praticamente adaptados. Uma prova disso está na pesquisa State of Remote Work 2021, da consultoria Buffer, feita com 2,3 mil pessoas de todo o mundo, em que 97% das pessoas recomendam o trabalho remoto. A pesquisa destaca:
O maior benefício que os trabalhadores remotos veem nesse modelo – inquestionavelmente – é a flexibilidade. Trinta e dois por cento selecionaram a oportunidade de ter agendas mais flexíveis como principal benefício, seguido por 25% que selecionaram a flexibilidade de trabalhar de qualquer lugar.
E quando a pesquisa fala em qualquer lugar, é qualquer lugar mesmo. Nós da Haze Shift, por exemplo, somos quatro sócios, e tínhamos até 2020 um sócio em outra cidade que viajava toda semana para trabalhar conosco no escritório por alguns dias da semana. Agora, chegamos a trabalhara os quatro cada um de uma cidade diferente por meses. E os resultados têm sido melhores com a diminuição de barreiras, como as de deslocamento, por exemplo.
Outro exemplo disso está na relação com nossos clientes. Os dois maiores projetos de inovação aberta dos semestre que estamos participando atualmente, com a Ambev e com a Nissan, estão sendo inteiramente tocados de forma remota. Pois é… isso mostra que não é só conversa. E é motivador pensar assim.
Mas claro que existem desafios…
Para 27% dos respondentes na pesquisa da Buffer, hoje a maior dificuldade é de se desplugar do trabalho. Em segundo lugar estão empatadas as dificuldades de colaboração e comunicação (16%) e solidão (16%), seguido por distrações em casa (15%) e a dificuldade de motivação (12%) e diferentes fuso-horários (7%).
Diferente do home office, o trabalho remoto chega a ser uma oportunidade para resolver alguns desses problemas, já que é possível ter uma rotina de trabalho fora da residência, inclusive viajar sem estar de férias, mais ou menos como já fazem os chamados nômades digitais.
Eu mesmo vivo a experiência de não precisar mais ter um endereço fixo em Curitiba (onde fica nosso CNPJ) e com o trabalho remoto para poder ter mais qualidade de vida, morando em uma cidade menor e tendo a plena realização das nossas atividades diárias com os clientes. Isso só foi possível pela adoção da filosofia do Remote First com suas práticas e modelo de gestão e operação que o nosso time possui atualmente.
Quanto às dificuldades de colaboração, comunicação e fuso-horário, vejo como uma questão de gerenciamento de projetos. Inclusive, posso dar um exemplo disso: há um diretor de um cliente que está na Europa realizando um projeto conosco, que maneja perfeitamente seu fuso-horário com o nosso.
Metodologias ágeis podem ajudar
Se você está pensando que esses são apenas simples conselhos, então vou lançar novos argumentos. Aplicar a metodologia ágil em projetos é uma boa pedida, já que ela parte da divisão clara de papéis na equipe do projeto, sendo necessárias menos reuniões e há o incentivo de contatos diretos entre os participantes do projeto. Assim, cada um tem suas responsabilidades e todos ganham com o conceito de Remote First a partir da autogestão.
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Mas vamos além da construção de um ambiente de confiança mútua e trabalho em linhas horizontais de contato. Com o trabalho da preparação dos backlogs de atividades de alto valor para os clientes, planejamento dos sprints de 2 semanas e total transparência e colaboração entre time e clientes, durante os sprints pudemos reduzir drasticamente a quantidade de reuniões internas na empresa.
Ao final de cada sprint, aprendemos em time e clientes com as cerimônias de revisão e retrospectiva. Com a menor quantidade de reuniões, abrimos espaço para a valorização de cerimônias recorrentes com alto significado para o time.
Com as condições acima, a autonomia passa a liberar a potência das pessoas para se criar uma cultura forte de compromissos para os resultados.
E sabe a história da fadiga do zoom e a exaustão das pessoas em trabalhar com as câmeras ligadas? Percebemos que especificamente em reuniões matinais as pessoas passaram a se sentir mais confortáveis sem elas.
Tem gente que participa levando o cachorro para dar uma volta, outros enquanto tomam café, mas todos (e pudemos comprovar isso com a diminuição de perguntas de tarefas aos gestores de projetos) parecem prestar mais atenção. O sentido da escuta ficou mais aguçado e a comunicação escrita e assíncrona tem mostrado cada vez mais valor em tudo que fazemos.
Como nos posicionamos como empresa remote first
Primeiramente, para responder a esta pergunta, preciso contar um pouco sobre como nós da Haze Shift construímos nosso escritório virtual. Antes da pandemia, tínhamos um ambiente físico no hub do Distrito em Curitiba onde 100% do time ficava, cinco dias da semana. Agora, basicamente, temos uma equipe distribuída em seis estados do Brasil e um escritório virtual que agrega a equipe em três grandes plataformas. Confira:
- Slack: é nossa ferramenta para gerenciar a comunicação com as equipes de projetos compostas pelo nosso time e o cliente. Sabe aqueles grupos de Whats de projeto com clientes e equipe? Estamos com bastante sucesso substituindo 100% dentro do nosso slack. Lá nossas comunicações ficam transparentes, disponíveis, buscáveis, organizadas e contextualizadas. Por lá damos orientações, agendamos reuniões (há integração com Zoom), fazemos registros, compartilhamos materiais (com integração ao Google Docs) e, claro, relatamos realizações, impedimentos e desafios a serem solucionados.
- ClickUp: onde fazemos a gestão dos projetos, acompanhando todo o calendário de entregas. Ali vemos o andamento de execuções, sinalizamos urgências, e conseguimos acompanhar a evolução de sprints da metodologia ágil.
- Google Drive: no qual compartilhamos documentos e fazemos edição simultânea de materiais, tanto internamente quanto nossos clientes.
Nesse sentido, eu ainda vejo que muitas empresas sequer fazem a colaboração on-line de documentos, e ainda salvam e transmitem arquivos como anexos. Isso gera sérios problemas de versionamento e quebra da colaboração, e precisa mudar urgentemente. Como eu disse há pouco, não é uma questão de tecnologia: é uma questão cultural que é vencida com a filosofia remote first.
Além disso, eu lembro que ainda em 2008 (sim, 2008) trabalhei em uma empresa onde fazíamos uso de um blog de projetos com cliente em SharePoint e ele basicamente tinha o mesmo conceito do Slack que preza por colaboração e transparência com o cliente. Desde aquele tempo e no presente, é uma relação de adaptação e incentivo por parte da liderança remota.
Top 5 características do Remote First
Você pode estar se perguntando sobre como chegamos até aqui. Além das experiências e da visão estratégica da Haze Shift ser cada vez mais diversa e descentralizada para atuação global também temos nossas inspirações. E uma das maiores inspirações para as nossas experimentações é a Officeless, uma plataforma dedicada a desenvolvimento de lideranças remotas.
No início do ano estivemos com eles para aprender sobre liderança remota e o remote first e isso nos ajudou a acelerar nossas crenças, testes e aprendizados. Confira aquelas que vejo como as principais características do remote first:
- Cultura: Garantir que toda a equipe tenha o mesmo nível de experiência é muito importante no estabelecimento do ambiente remoto. O trabalho é uma atividade, e não um local. Por isso, fomentar a cultura colaborativa é um ponto chave fundamental. O meu colega e sócio Rodrigo Medalha inclusive tem um post com algumas indicações que servem também para workshops e desafios de inovação, por exemplo.
- Por falar em colaboração, a comunicação assíncrona é essencial para que o remote first funcione. Portanto, ao utilizar o modelo de trabalho remoto, não espere respostas imediatas, já que a comunicação instantânea pode, em diversos momentos, atrapalhar a produtividade do próximo. Assincronicidade é sinônimo de respeito aos horários individuais da equipe. Investir na autonomia e no planejamento sempre dão resultado.
- Nós da Haze Shift temos colaboradores em diferentes estados, como Paraná, Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Bahia, Rio de Janeiro e São Paulo. A descentralização da equipe é uma característica importante do Remote First e que promove a diversidade, trazendo sempre novos pontos de vista aos projetos.
- Faça uso de metodologias ágeis. A palavra chave disso é fomentar a autogestão. Isso traz previsibilidade nas agendas para os encontros do time e incentiva a diminuição do excesso de reuniões e torna os momentos muito mais genuínos e significativos.
- Valorize o bem-estar dos colaboradores independente de onde eles estejam. É sobre tratar as pessoas que estão a distância como você os trataria presencialmente. Alguns exemplos, podem ser valorizar pausas, promover alongamento, integração do time e até as conversas paralelas.
Por fim…
Vemos que a relação das pessoas com o trabalho está mudando de forma acelerada. Os profissionais estão buscando mais liberdade e propósito no trabalho. Já os líderes de empresas afirmam que encontrar talentos está cada vez mais difícil.
Acreditamos que esse contexto é altamente estratégico para a sobrevivência das empresas e nós podemos ser o seu parceiro para ajudá-lo a guiar essa estratégia na sua empresa. Nós da Haze Shift somos remote first.
Referências
The 2021 State of Remote Work; acesse a pesquisa
Officeless: 10 formas de implementar o trabalho remoto sem sair do escritório; acesse aqui
Officeless: E se você posicionasse a sua empresa como remota desde o primeiro contato com o cliente? Leia o artigo