Todo evento presencial ou remoto precisa de planejamento, a fim de proporcionar clareza de objetivos e mitigar riscos. E neste artigo vamos falar sobre como planejar eventos de inovação aberta de design estratégico. Nós da Haze Shift utilizamos uma ferramenta fundamental na preparação de eventos, chamada 7P’s: que é especialmente utilizada para eventos de inovação e design estratégico.
Desde já fica desde o alerta, contudo, para diferenciar essa ferramenta de inovação dos chamados 7Ps do Marketing de Serviços. Então vamos aprender qual é a sua utilidade e formas de aplicação?!
O que é a ferramenta 7Ps
A ferramenta 7Ps faz parte da etapa de preparação de eventos de inovação e design estratégico da Haze Shift ao longo dos nossos projetos. Nós a utilizamos em eventos como Oficinas de Design Thinking, Hackathons, Hunting de Startups, dentre outros.
Graças ao uso dessa ferramenta podemos ter uma visão ampla do que pode ou não ocorrer e agirmos preventivamente para evitar gaps. Ela é composta por um conjunto de tópicos essenciais. Estes são os 7Ps:
- Propósito;
- Produto;
- Pessoas,
- Processo;
- Pitfalls;
- Preparação;
- Preocupações práticas.
Por isso o nome 7Ps!
Como fazemos: passo a passo dos 7Ps da inovação
A aplicação da ferramenta se dá por meio do preenchimento das informações solicitadas em um roteiro desenvolvido durante a etapa de preparação do evento, como mencionado anteriormente.
Esse preenchimento deve ser realizado em conjunto pelo time do projeto, o que inclui a consultoria de inovação e o cliente. O objetivo é proporcionar um ambiente de cocriação, que é essencial para a inovação e o design estratégico.
Fonte: https://gamestorming.com/7ps-framework/
Nesta etapa, as informações solicitadas são as seguintes para contemplar os 7Ps:
1. Propósito – Por que estamos fazendo isso?
Ao utilizar o Design Estratégico na organização de um evento é possível criar uma experiência completa aos participantes. Portanto, essa pergunta deve ser respondida de forma clara e sucinta, de forma que todos os stakeholders possam compreender o propósito do evento.
2. Produto – Qual o resultado esperado?
Todo evento deve gerar algo. Portanto, precisamos responder qual é o principal indicador de sucesso do evento. Somente assim será possível ter conhecimento do resultado esperado, seja ele tangível ou não.
3. Pessoas – Quem precisa estar envolvido?
Pessoas são essenciais para que os eventos aconteçam, sendo assim neste tópico devemos listar quem são as partes interessadas deste evento (participantes, convidados, palestrantes…). Para ajudar a entender quem são os stakeholders, utilize a ferramenta Mapa de Stakeholders – Stakeholder Mapping.
4. Processo – Como será a agenda para criação do produto?
Alguns eventos como Oficinas de Design Thinking visam a criação de produtos tangíveis ou intangíveis, como um protótipo de um aplicativo ou uma jornada do usuário, e outros simplesmente para entregar uma experiência de conhecimento para os participantes. Portanto, para garantir que os participantes fiquem envolvidos na criação do produto, é importante que o evento tenha uma agenda dinâmica pré-estabelecida sobre as atividades a serem realizadas e ferramentas utilizadas.
Nesse sentido, ter uma agenda também auxilia no controle do tempo, evitando atrasos. Com isso, também é possível criar processos independentes para que o evento não fique preso a um único facilitador.
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5. Pitfalls (riscos) – Quais são os riscos nesta reunião e como os abordaremos?
Pense desde coisas simples, como regras de conduta do cliente e protocolos de saúde, mas também em riscos mais complexos.
6. Preparação – O que seria útil fazer antecipadamente? Dever de casa.
Nesse tópico deve-se listar todas as ações que precisam ser realizadas com antecedência, como: pesquisas, preparação de materiais, contratação de serviços e envio de convites.
7. Preocupações práticas – Coisas puramente práticas como logística, alimentação e outras similares.
Essa questão é muito importante para evitar desconfortos e proporcionar uma experiência positiva aos participantes. Portanto liste as questões práticas e logísticas da reunião, como o local, equipamentos, coffee break e almoço. Esteja atento ao bem estar do público!
Quando finalizado os 7Ps, é importante manter esse documento acessível a todas as partes interessadas na preparação do evento para que as ações acordadas sejam aplicadas e que as contribuições dos stakeholders tenham valor.
Baixe aqui o modelo para construir os 7Ps do seu evento!
Resultados esperados
Aplicar os 7Ps é uma forma de promover a cocriação de eventos entre cliente e organização. Cocriar proporciona maior alinhamento de expectativas e necessidades, o que é fundamental para um evento de sucesso, já que a execução é o reflexo do planejamento.
Além do mais, oferece uma visão ampla de todo o evento para identificar falhas e riscos, e com isso é possível propor formas de melhoria para garantir uma experiência satisfatória aos participantes, sem situações desagradáveis.
Para melhorar ainda mais a experiência, você pode contar com uma consultoria especializada como nós da Haze Shift. Temos ampla expertise nessa aplicação em eventos inovadores, como descrevemos neste link em que co-criamos o Workshop Indústria 4.0 com o grupo São Martinho.
Entre em contato com nosso time e vamos executar, junto com você, o melhor evento que sua empresa já organizou.