Todo evento presencial ou remoto precisa de planejamento, a fim de proporcionar clareza de objetivos e mitigar riscos. E neste artigo vamos falar sobre como planejar eventos de inovação aberta de design estratégico. Nós da Haze Shift utilizamos uma ferramenta fundamental na preparação de eventos, chamada 7P’s: que é especialmente utilizada para eventos de inovação e design estratégico. 

Desde já fica desde o alerta, contudo, para diferenciar essa ferramenta de inovação dos chamados 7Ps do Marketing de Serviços. Então vamos aprender qual é a sua utilidade e formas de aplicação?!

O que é a ferramenta 7Ps

A ferramenta 7Ps faz parte da etapa de preparação de eventos de inovação e design estratégico da Haze Shift ao longo dos nossos projetos. Nós a utilizamos em eventos como Oficinas de Design Thinking, Hackathons, Hunting de Startups, dentre outros. 

Graças ao uso dessa ferramenta podemos ter uma visão ampla do que pode ou não ocorrer e agirmos preventivamente para evitar gaps. Ela é composta por um conjunto de tópicos essenciais. Estes são os 7Ps: 

1. Propósito; 
2. Produto;
3. Pessoas, 
4. Processo; 
5. Pitfalls;
6. Preparação; 
7. Preocupações práticas.

Por isso o nome 7Ps! 

Como fazemos: passo a passo dos 7Ps da inovação 

A aplicação da ferramenta se dá por meio do preenchimento das informações solicitadas em um roteiro desenvolvido durante a etapa de preparação do evento, como mencionado anteriormente.

Esse preenchimento deve ser realizado em conjunto pelo time do projeto, o que inclui a consultoria de inovação e o cliente. O objetivo é proporcionar um ambiente de cocriação, que é essencial para a inovação e o design estratégico. 

 Fonte: https://gamestorming.com/7ps-framework/

Nesta etapa, as informações solicitadas são as seguintes para contemplar os 7Ps:

1. Propósito – Por que estamos fazendo isso? 

Ao utilizar o Design Estratégico na organização de um evento é possível criar uma experiência completa aos participantes. Portanto, essa pergunta deve ser respondida de forma clara e sucinta, de forma que todos os stakeholders possam compreender o propósito do evento. 

2.  Produto – Qual o resultado esperado? 

Todo evento deve gerar algo. Portanto, precisamos responder qual é o principal indicador de sucesso do evento. Somente assim será possível ter conhecimento do resultado esperado, seja ele tangível ou não.

3. Pessoas – Quem precisa estar envolvido?

Pessoas são essenciais para que os eventos aconteçam, sendo assim neste tópico devemos listar quem são as partes interessadas deste evento (participantes, convidados, palestrantes…). Para ajudar a entender quem são os stakeholders, utilize a ferramenta Mapa de Stakeholders – Stakeholder Mapping.

4. Processo – Como será a agenda para criação do produto?

Alguns eventos como Oficinas de Design Thinking visam a criação de produtos tangíveis ou intangíveis, como um protótipo de um aplicativo ou uma jornada do usuário, e outros simplesmente para entregar uma experiência de conhecimento para os participantes. Portanto, para garantir que os participantes fiquem envolvidos na criação do produto, é importante que o evento tenha uma agenda dinâmica pré-estabelecida sobre as atividades a serem realizadas e ferramentas utilizadas. 

Nesse sentido, ter uma agenda também auxilia no controle do tempo, evitando atrasos. Com isso, também é possível criar processos independentes para que o evento não fique preso a um único facilitador.

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5. Pitfalls (riscos) – Quais são os riscos nesta reunião e como os abordaremos?

Pense desde coisas simples, como regras de conduta do cliente e protocolos de saúde, mas também em riscos mais complexos. 

6. Preparação – O que seria útil fazer antecipadamente? Dever de casa.

Nesse tópico deve-se listar todas as ações que precisam ser realizadas com antecedência,  como: pesquisas, preparação de materiais, contratação de serviços e envio de convites.

7. Preocupações práticas – Coisas puramente práticas como logística, alimentação e outras similares. 

Essa questão é muito importante para evitar desconfortos e proporcionar uma experiência positiva aos participantes. Portanto liste as questões práticas e logísticas da reunião, como o local, equipamentos, coffee break e almoço. Esteja atento ao bem estar do público! 

Quando finalizado os 7Ps, é importante manter esse documento acessível a todas as partes interessadas na preparação do evento para que as ações acordadas sejam aplicadas e que as contribuições dos stakeholders tenham valor. 

Baixe aqui o modelo para construir os 7Ps do seu evento!

Resultados esperados

Aplicar os 7Ps é uma forma de promover a cocriação de eventos entre cliente e organização. Cocriar proporciona maior alinhamento de expectativas e necessidades, o que é fundamental para um evento de sucesso, já que a execução é o reflexo do planejamento. 

Além do mais, oferece uma visão ampla de todo o evento para identificar falhas e riscos, e com isso é possível propor formas de melhoria para garantir uma experiência satisfatória aos participantes, sem situações desagradáveis. 

Para melhorar ainda mais a experiência, você pode contar com uma consultoria especializada como nós da Haze Shift. Temos ampla expertise nessa aplicação em eventos inovadores, como descrevemos neste link em que co-criamos o Workshop Indústria 4.0 com o grupo São Martinho.
Entre em contato com nosso time e vamos executar, junto com você, o melhor evento que sua empresa já organizou.