Eu costumo lembrar das famosas caixas de sugestões desde quando comecei a trabalhar como consultor de inovação, há 15 anos. Pouco a pouco, empresas viram que era preciso algo a mais. Então, chegou a hora de trazer bons exemplos de programas de ideias e sugestões: o que são e o que evitar.
Para esses projetos funcionarem ainda melhor, pensei aqui em algo diferente. Primeiramente, é importante citar um contexto histórico. Os primeiros modelos eficazes surgiram no Oriente, buscando melhoria contínua.
Já ouviu falar no modelo Kaizen? Kai significa mudar, e Zen significa para melhor. Ele destaca o conhecimento do cliente, eliminação de desperdícios, transparência e empoderamento de pessoas.
Leia mais sobre melhoria contínua lado a lado com a inovação a partir do modelo Kaizen
Programa de ideias e sugestões da Toyota
Essa questão do conhecimento e empoderamento de pessoas tem tudo a ver com o programa de ideias da Toyota. E é um bom meio de refletir sobre projetos aqui no Ocidente para a cocriação de projetos junto aos colaboradores da sua empresa.
Ainda na década de 1950, a área de recursos humanos Toyota fez uma reflexão filosófica, ao refletir que as pessoas passam a maior parte das suas vidas dentro das empresas em que trabalham. Eles perceberam também que as pessoas buscam oportunidades de crescimento pessoal e profissional, e mais do que apenas bons salários.
Por isso, os líderes têm a missão de treinar os colaboradores e, sobretudo, ouvi-los cada vez mais. Isso provocou (e ainda provoca) uma abertura. Faz com que ideias surjam e o programa por lá esteja, hoje, institucionalizado a partir de sugestões construtivas.
Isso significa que a cultura de inovação está presente a todo vapor nas áreas da Toyota, graças às possibilidades ideias vindas das próprias equipes.
Interessante, concorda?
Essa iniciativa foi uma inspiração para outras empresas ouvirem e reconhecerem seus colaboradores, como veremos a seguir com exemplos de programas de ideias e sugestões e boas práticas.
Mas há algumas armadilhas que devemos evitar. Vem comigo que eu explico.
Programas de ideias e sugestões: exemplos de riscos
Os especialistas Alan G. Robinson e Dean M. Schroeder fizeram um estudo, publicado no livro Organizações Guiadas por Ideias, que mostra que 80% das oportunidades de melhorias nas organizações vêm de colaboradores. Parece incrível, mas é aqui que mora o primeiro risco.
Ao saberem disso, gestores e executivos podem pensar em começar uma ampla coleta de sugestões com os times. Mas quem vai ficar a cargo de mensurar as ideias para, quem sabe, experimentá-las?
Muitas vezes há um mero encaminhamento às áreas de Inovação ou de Recursos Humanos aos departamentos aderentes às sugestões. E quem disse que o dia a dia da operação vai dar tempo aos líderes para realmente avaliarem aquelas ideias?
Resultado: grande parte (para não dizer a maioria) ficará sem feedback e os colaboradores poderão se sentir frustrados, ou ainda desencorajados de apresentar suas ideias.
Outro erro é colocar uma meta de geração de ideias. Isso pode provocar até mesmo uma disputa entre áreas para ver quais conseguem oferecer mais ideias. Dessa forma, além de parecer um sistema de opressão, surge muito mais quantidade do que qualidade. Isso torna ainda mais difícil filtrar as boas ideias.
Também podemos citar outros dois riscos. Sem uma comunicação estruturada do programa de ideias e sugestões, a urna pode virar um Muro das Lamentações, ou seja, um depósito de reclamações. Outro risco é os colaboradores ficarem com medo de darem ideias críticas e serem punidos ou perseguidos.
Então, como estruturar um bom programa de ideias e sugestões?
Em primeiro lugar, é importante haver conexão com a estratégia da empresa. Por isso, um bom programa de ideias e sugestões está calçado na gestão do conhecimento. Calma que eu explico.
Isso significa que precisa existir uma estratégia por trás do programa de ideias. E é aqui que entra o incentivo à cultura de inovação.
Para trazer ideias qualificadas, você pode, por exemplo, premiar as melhores com reconhecimentos diversos. Seja com métodos simbólicos, com a possibilidade de o colaborador participar ativamente de sua sugestão de melhoria ou até mesmo com viagens para conhecer outras plantas da empresa e centros de inovação relacionados ao programa de ideias e sugestões.
Mas como chegar nesse nível de estrutura? Eu destacaria três pontos fundamentais.
1 – A importância do feedback e de uma tese de inovação
Acima de tudo, você precisa responder a todos. Você precisa pensar nisso antes de pensar em lançar um programa de ideias e sugestões. Por isso, é importante construir ou observar a tese de inovação da empresa.
Isso trará uma conexão estratégica e demanda escavar e descobrir os temas de impacto na organização. Uma tese de inovação serve como direcionamento do porquê inovar, quanto é possível investir e em quais áreas inovação é uma prioridade.
Leia mais sobre teses de inovação: o que é e como fazer o planejamento
Dessa forma, a tendência é que os colaboradores que enviarem propostas já as enviem direcionadas, conforme a estratégia de inovação da companhia. Assim, ideias mais direcionadas podem surgir, com foco na qualidade. E ficará mais fácil oferecer feedback.
Mas eu ainda não disse quem vai dar esse feedback. Vamos ao próximo passo:
2 –Comunidades de Inovação e Laboratório de Validação de Ideias
Após a criação de uma tese de inovação, nós da Haze Shift incentivamos nossos clientes a construírem uma comunidade de inovação. Isso porque os integrantes dessa comunidade poderão apoiar o programa de ideias e sugestões a partir de um Laboratório de Validação de Ideias.
Leia mais sobre comunidades de prática e inovação
Além disso, para que as ideias dos colaboradores sejam validadas, a companhia precisa de pessoas com tempo dedicado. E isso pode ser feito a partir da divisão de tarefas da comunidade de inovação, estruturada por meio da governança da inovação que apresentei neste outro artigo (clique para ler).
Afinal, são os componentes de uma comunidade de inovação que terão melhores condições de analisar, priorizar e dar feedbacks às pessoas. E aqui digo desde pequenas a grandes ideias. Por exemplo, se um colaborador sugere um aplicativo, é importante que alguém da comunidade de inovação ligado à área responsável dê um retorno.
3 – Cocriação e implementação de programas de ideias e sugestões
Muitas vezes, os responsáveis pela análise das ideias poderão conectar uma ideia à outra. Dessa forma, em conjunto é possível cocriar um MVP (produto mínimo viável) da proposta antes de escalar para um novo projeto. Essa, aliás, é a melhor forma para sentir o sucesso ou o fracasso de novos projetos.
Aqui, aliás, me sinto na obrigação de dar uma dica de motivação. O autor da ideia deve sempre ser envolvido no desenvolvimento da proposta. Assim, além de se sentir valorizado, essa é uma maneira efetiva de descobrir talentos dentro das empresas: da concepção à execução.
Empoderamento e cultura de inovação
Quando eu digo que os autores das propostas precisam ser envolvidos, eu acho importante mencionar ainda outra qualidade desses profissionais. Programas de ideias e sugestões têm tudo a ver com a identificação de inovadores inquietos em sua empresa.
Com uma boa comunicação da ideia do programa, eles se sentirão empoderados a fazer mais e melhor pela empresa. E são eles que ajudarão a hackear a cultura de inovação sua empresa. Isto é, provocar mudanças positivas pela inovação, pela transformação digital e até mesmo a disrupção de modelos de negócios.
Bons exemplos de programas de ideias de inovação e sugestões
Recentemente, nós da Haze Shift atendemos um cliente da indústria de móveis planejados para alta renda. Eles buscavam aumentar a cultura de inovação das equipes como um todo, do chão de fábrica ao administrativo.
Para isso, começamos por criar uma comunidade de colaboradores que envolvesse diversas áreas, podendo, assim, quebrar os silos corporativos. Assim conectamos pessoas de diferentes níveis de áreas como comercial, marketing, financeiro e chão de fábrica, por exemplo. Incentivamos debates e workshops sobre temas como indústria 4.0, experiência do cliente, entre outros.
Quando percebemos uma comunidade de pessoas envolvida, esse era o momento perfeito para cocriar com o cliente um programa de ideias e sugestões. Afinal, conseguimos representantes em diferentes áreas para chegar a todas as pontas.
E nessa cocriação com o cliente, chegamos à conclusão que as ideias poderiam ser focadas em melhoria contínua ou mudanças na empresa. Também junto à comunidade, cocriamos critérios de aceitação das ideias.
Feito isso, iniciamos a divulgação e treinamos os integrantes da comunidade de inovação para darem feedbacks.
Em uma empresa de pouco mais de 200 pessoas, conseguimos quase 200 ideias em três meses. E percebemos a satisfação dos colaboradores em serem ouvidos, e ganharem feedback não necessariamente de gestores, mas de colegas do mesmo nível que compunham a comunidade de inovação.
Dessa forma, houve estímulo à cultura da inovação, com transparência e colaboração maior entre as áreas. Mesmo quando as ideias não foram aprovadas, os colaboradores entendiam os motivos. Eles eram convidados a colaborar com projetos ou similares ou conectados de alguma forma com o interesse da ideia proposta por ele.
Ferramentas e consultoria
Eu ainda posso acrescentar aqui que existem ferramentas específicas. Nós da Haze Shift fazemos uso de algumas para estruturar programas de ideias e sugestões: o Viima, por exemplo. Essa ferramenta apoia a coleta, priorização, desenvolvimento e análise de resultados de propostas inovadoras.
Além disso, por meio da Teoria U, por exemplo, também auxiliamos nossos clientes a suspenderem certos padrões. Com esse método, por meio de um programa de ideias e sugestões, podemos redirecionar ações e melhorar os resultados.
Nesse sentido, é importante que você tenha o apoio de uma consultoria especializada com a nossa para potencializar os seus projetos de inovação.
Cada empresa pode demandar uma ferramenta ou uma metodologia. Afinal, existe todo um desenho de design estratégico para dar mais chances de sucesso aos projetos.
No fim do dia, os resultados cocriados com uma consultoria como a nossa serão mais efetivos e podemos mensurar esse retorno pela contabilidade da inovação.
Por isso, fica o convite para ouvirmos as suas necessidades. Vocês já têm um programa de ideias e sugestões? Podem melhorá-lo? Vamos conversar para tornar esse programa o melhor possível e, sobretudo, mantê-lo continuamente, e não apenas por curtos períodos.