Descrição

Em 2021, com a transição para o trabalho remoto devido à pandemia, a Haze Shift enfrentou desafios significativos na organização e gerenciamento de seus projetos. Para otimizar a colaboração e garantir entregas pontuais, a empresa adotou a metodologia Scrum e implementou o ClickUp como ferramenta central para gerenciar suas atividades. Este case explora como o uso do ClickUp ajudou a Haze Shift a melhorar a produtividade, transparência, capacidade de entrega do time e entrega de valor aos clientes, proporcionando uma gestão ágil e eficaz.

Período de Realização: Agosto de 2021 – Presente

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Desafios

Antes de tudo, a Haze Shift operava com uma estrutura enxuta, onde áreas como financeiro, comercial e marketing atuavam de forma independente. Os projetos aconteciam, mas sem um padrão claro de gestão. Não havia indicadores oficiais, cronogramas ou status definidos, o que resultava em variações significativas na execução de cada projeto.

Com a adoção do Scrum também em 2021, percebemos a necessidade de uma plataforma digital centralizada para organizar e gerenciar todas as atividades da empresa de forma eficiente e padronizada. O Trello foi nossa primeira escolha para organizar as sprints e realizar os pré-plannings com os Product Owners. Porém, conforme a empresa cresceu, a plataforma não atendeu às nossas crescentes demandas. A organização de backlogs e o controle de informações ficaram aquém do necessário para o ritmo da equipe.

Pessoas Envolvidas

• Maria Raicoski – líder de Operações
• Marcos Goes – líder de Customer
• Time de Operações

Objetivos

Com o ClickUp, buscamos uma solução robusta para estruturar e organizar a gestão de projetos na empresa. A plataforma possibilitou a criação de pastas específicas para cada projeto, uma separação clara dos backlogs, personalização de campos e criação de dashboards completos para uma visão estratégica e em tempo real.

Além disso, a aplicação do ClickUp trouxe como objetivos principais aprimorar a gestão de projetos dentro do modelo Scrum, com foco em:

• Gerir as atividades de forma clara e eficiente, centralizando tudo em uma única plataforma.
• Melhorar a capacidade produtiva do time, utilizando dados para otimizar o planejamento das sprints.
• Aumentar a transparência nas entregas, garantindo a pontualidade e o cumprimento de prazos.
• Gerenciar de com mais eficiência nossas métricas e indicadores, alinhados à estratégia da empresa
• Acompanhar métricas e indicadores estratégicos, garantindo um controle contínuo e eficaz da performance.

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Iniciativas

A implementação do ClickUp teve início com a migração de uma plataforma que utilizava um Kanban limitado, com o objetivo de buscar funcionalidades mais avançadas. Criamos um espaço dedicado a cada release trimestral, ajustamos as sprints, passando de duas para três semanas, a fim de equilibrar melhor a carga de trabalho e implementamos listas e campos personalizados para cada projeto. Em 2023, aprimoramos a análise de capacidade produtiva, monitorando a alocação e entrega de pontos por colaborador.

Além disso, a funcionalidade de painéis personalizados foi explorada para proporcionar uma visão clara e estratégica dos projetos e metas. Isso não apenas aumentou a transparência, mas também melhorou a tomada de decisões e facilitou a visualização dos indicadores para toda a equipe.

Por meio das cerimônias, conseguimos utilizar essas ferramentas a nosso favor, compartilhando de forma eficiente os resultados de cada sprint. Isso também possibilitou uma mitigação mais eficaz dos riscos, à medida que as análises dos resultados foram apresentadas e discutidas.

Resultados

Após a implementação do ClickUp, a Haze Shift obteve diversos resultados positivos:

• Aumento na organização das atividades, com maior visibilidade das tarefas e entregas dentro de cada sprint.

• Melhora na produtividade do time, com acompanhamento da capacidade individual de cada colaborador, facilitando a alocação de recursos.

• Transparência nas entregas e nas responsabilidades de cada membro da equipe, o que impulsionou o engajamento.

• Automatização de dashboards com resultados que fazem parte do acompanhamento semanal

• Mais assertividade na mensuração das tarefas, beaseando-se em complexidade e incerteza

• Com um índice de conclusão de 82,82% entre as mais de 24 mil tarefas registradas no ClickUp, o time demonstrou alta eficiência e consistência nas entregas ao longo do período analisado.

• Crescimento sustentável com picos em 2022 e 2023, indicando amadurecimento dos processos e escala do time. Em 2025, mesmo com apenas 5 meses, já ultrapassam 2 mil tarefas, o que mostra um sinal de alta cadência.

• Em 2025, com apenas 5 meses de operação, superamos 2.000 tarefas. Esse número representa um aumento expressivo na cadência de entregas, com impacto direto da implementação da 4DW. Com a redução das horas de trabalho, o atendimento aos prazos cresceu em 66,7%, proporcionando uma produtividade ainda mais eficiente e um fluxo de trabalho mais equilibrado.

Aprendizados

A análise da capacidade produtiva, com base nos pontos entregues a cada sprint, revelou insights valiosos sobre a eficiência do time. Descobrimos que as sprints de duas semanas eram intensas demais, levando à sobrecarga das equipes, e optamos por sprints de três semanas para melhorar o equilíbrio entre tarefas, cerimônias e pontos de contatos síncronos. A transição de plataforma também foi um aprendizado, pois levou tempo para personalizar o ClickUp e entender todas as funcionalidades que poderíamos utilizar a nosso favor.

Utilizamos uma Matriz de Cruzamento entre Complexidade e Incerteza para estimar o esforço das tarefas no backlog da sprint e atribuir pontos para cada atividade com mais precisão. Complexidade refere-se à dificuldade técnica, enquanto Incerteza está relacionada à clareza dos requisitos e à previsibilidade da execução. Esse modelo nos permitiu priorizar atividades com maior impacto e identificar projetos que exigiam mais tempo e dedicação do time.

Ao analisar a capacidade produtiva com base na pontuação entregue por sprint, obtivemos insights relevantes sobre a performance da equipe. Constatamos que ciclos quinzenais geravam sobrecarga e optamos por sprints de três semanas, promovendo mais equilíbrio entre entregas e cerimônias ágeis. Outro aprendizado importante foi a migração de plataforma: a adoção do ClickUp exigiu tempo de adaptação, configuração personalizada e imersão nas funcionalidades. Essa experiência reforçou a importância de ferramentas bem ajustadas à operação que otimizaram nossa produtividade e nossa eficiência.

Inovações

Embora o principal foco tenha sido a otimização do processo de gestão ágil, a grande inovação foi o uso de pontos para medir a capacidade produtiva do time, o que proporcionou um controle mais eficaz sobre a alocação de recursos e ajudou a melhorar a previsão de entregas.

Além disso, a análise contínua de dados proporcionou insights valiosos para a melhoria constante das sprints, permitindo ajustes rápidos e estratégicos no planejamento das entregas, o que otimizou tanto o desempenho quanto a previsibilidade das atividades.

Conclusão

A implementação do ClickUp na Haze Shift foi muito além da eficiência na gestão de projetos; ela redefiniu a forma como a equipe colabora e próspera no trabalho remoto. Com 17 releases e mais de 85 sprints já gerenciadas na plataforma, e 160 projetos sendo ajustados e aplicados com sucesso dentro do ClickUp, a sinergia entre a metodologia Scrum e a potência da ferramenta forjou uma organização altamente ágil, transparente e produtiva. Tudo isso impulsionado por dados que guiam melhorias contínuas e sustentam a capacidade do time.

Este case é a prova viva de como a tecnologia vai além de apenas acompanhar, mas também liderar a transformação digital e a agilidade nas empresas, resultando em entregas consistentes e um crescimento sustentável.

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