Contexto

A cada quatro anos, a Volvo realiza globalmente uma revisão de seu planejamento estratégico. Geralmente, o Grupo executa um encontro de líderes que compartilham as experiências dos anos anteriores e recebem orientações para serem repassadas aos colaboradores. 

Para tornar o planejamento mais eficaz, em 2021, por meio da área Customer Service Manager (CMS), a Volvo Service Market Logistics South America (Volvo SML SA) resolveu inovar ainda mais no formato de seu estabelecimento de metas no continente sul-americano. Isso foi realizado a partir de um projeto envolvendo, além de líderes, stakeholders de toda a cadeia produtiva. 

Confira como foi o projeto e os resultados, que refletem um forte senso de pertencimento dos colaboradores no desenvolvimento do planejamento estratégico:

O desafio da co-criação

Com um projeto inédito para executar, a área de Customer Service Manager da Volvo SML SA buscou uma consultoria com experiência em cultura da inovação e inovação aberta. Nós da Haze Shift fomos convidados a atuar em parceria com o time da Volvo para a realização do projeto. Em conjunto com a organização, promovemos a realização de oficinas de design thinking e pesquisas em profundidade com colaboradores.  

Saiba mais: A inovação no planejamento estratégico por meio da cocriação feita por pessoas para pessoas

Um dos grandes desafios do projeto foi justamente a adoção de uma metodologia co-criativa para a construção do planejamento estratégico, que agora apostaria na co-criação e participação de pessoas de diferentes setores e locais da América Latina. Nesse sentido, a Volvo SML SA buscou elevar ainda mais o patamar de negócios e de confiança dos stakeholders.

Para executar a co-criação do planejamento estratégico, primeiramente a Haze Shift e a Volvo SML SA reuniram os principais pontos da estratégia global do Grupo, para que o alinhamento à matriz europeia fosse mantido. Após, foram realizadas:

• Entrevistas com colaboradores e outros stakeholders, 
• Uma pesquisa quantitativa em espanhol e em português na América Latina com cinco países envolvidos, 
• Um workshop de compartilhamento e aprendizado das pesquisas, 
• Workshops de co-criação e de validação de propostas de planejamento estratégico. 

Confira a estrutura da Jornada de Trabalho:

Objetivos do projeto

Para garantir o sucesso dessa iniciativa inédita no grupo, o projeto precisava:

• Ser apresentado de forma visual, simples e prática para o dia a dia,
• Destacar que o plano regional era um desdobramento do projeto global do Grupo Volvo,
• Dar aos colaboradores e outros stakeholders o senso de pertencimento na construção do planejamento estratégico,
• Criar uma base sólida para o planejamento estratégico mostrando alinhamento com outras estratégias e projetos já em execução da organização

Como trabalhamos a inovação

Na primeira fase do projeto, nós da Haze Shift propusemos junto à Volvo SML SA o uso da Metodologia inicial, a Estratégia das 3 Caixas: 

• A primeira caixa se refere à compreensão de como está sendo gerenciado o presente da organização. 
• A segunda trabalha com um “esquecimento seletivo” de ações que estavam sendo executadas no passado e que precisam ser alteradas. 
• Já a terceira caixa se refere à construção do futuro, neste caso específico, o planejamento estratégico da organização. 

Ou seja, enquanto a primeira caixa trata da eficiência, a segunda e a terceira caixa se referem a um processo de inovação.  

Para executar essa metodologia, primeiramente, o projeto mapeou 10 personas entre stakeholders para uma pesquisa qualitativa. Na segunda etapa de execução, duas sessões foram realizadas com o Manageament Team da Volvo tanto para contextualização do projeto quanto para levar questões das entrevistas com stakeholders.

Em seguida, uma pesquisa quantitativa foi realizada com mais de 200 pessoas em 12 unidades de diferentes países latino-americanos para avaliação do presente, do passado e do futuro da empresa. Além de perguntas objetivas, pontos qualitativos foram obtidos em quatro perguntas abertas para auxiliar na formulação do planejamento estratégico.

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A partir dos resultados das pesquisas quantitativa e qualitativa, foi realizado um primeiro workshop de compartilhamento de aprendizados com 15 pessoas do Manageament Team, a partir da entrega de relatórios preliminares.

Após, outros workshops também foram realizados onde os participantes puderam propor fluxogramas, diagramas e rascunhos de ideias. Ao todo, 89 pessoas participaram, além do Management Team. Essa série de dinâmicas utilizou a metodologia Crazy 8’s (conhecida como Oito Passos, em português), que aposta na materialização de ideias de forma rápida e visual.

As propostas foram consolidadas e apresentadas em um workshop de validação com o Management Team da Volvo. No evento, foi repassada uma apresentação do contexto do projeto, e realizada uma dinâmica de storytelling com os aspectos principais identificados nos workshops de colaboração para a montagem do planejamento estratégico até 2025.

Resultados 

Desde o início, a proposta do projeto foi estabelecer um novo mecanismo para o planejamento estratégico na Volvo pelo período de quatro anos. 

Além disso, um dos resultados esperados pela Volvo era a compreensão da proposta de planejamento estratégico por parte de todos os colaboradores, independente do nível hierárquico. O sucesso nesse tópico foi alcançado graças ao cumprimento de outra meta estabelecida: o envolvimento de todas as áreas da empresa na cocriação do planejamento. Isso gerou um grande senso de pertencimento das equipes, o que pode ser comprovado em entrevistas com stakeholders internos. 

Além dessa maturidade no processo criativo e de desenvolvimento, outro excelente resultado foi a aproximação e a sinergia entre os cinco países com unidades da Volvo na América Latina: Brasil, Argentina, Chile, Peru e Colômbia. 

Nesse sentido, o mais importante foi a validação do planejamento estratégico por parte de todos os colaboradores, independente do país ou do nível hierárquico, e não apenas pelo Management Team.

Com a palavra, o cliente

"Em consultorias de mercado, sempre vemos muitos modelos definidos. E na Haze Shift não. Ela tem uma proposta que se adequa às necessidades, em que está todo mundo no mesmo objetivo, orquestrando e fazendo malabares com as tarefas. Além disso, é muito difícil ver uma empresa que escute o cliente em todas as camadas operacionais como a Haze Shift faz. É um sinal de fortaleza; o material entregável e reports poderão ser aproveitados para várias outras coisas além do projeto que fizemos."

José Bittencourt

Customer Service Manager, South America