Todos nós estamos em contato com processos a cada momento, seja na vida pessoal como na vida profissional. Por isso, aposto que você já conhece os processos que gerencia na sua empresa. Executando e gerenciando, já refletiu sobre otimizações e novas ideias, o que também é uma forma de evitar retrabalho. E, ao estudar essas possíveis melhorias e inovações, pode surgir o questionamento: como podemos continuamente gerir os processos e melhorá-los para que eles tragam valor ao cliente?

Uma ferramenta que pode auxiliar no gerenciamento de processos é a SIPOC. A ferramenta de mapeamento de processos faz parte do Lean, filosofia de gestão que segue a Melhoria Contínua, e assume um papel de tornar mais visuais os detalhes dos processos. A Melhoria Contínua está conectada à cultura e às pessoas, além de andar lado a lado com a inovação. Assim, é essencial que os processos que acontecem e que as pessoas estão inseridas sejam bem conhecidos e a SIPOC é um ótimo apoio para isso.

Leia mais: A melhoria contínua lado a lado com a inovação

A ferramenta SIPOC

O principal objetivo da ferramenta SIPOC é mapear processos reunindo as informações necessárias a um processo. Com o uso dela, a melhoria de atividades por meio de uma disposição visual e detalhada dos processos é apoiada. O nome da ferramenta vem da sigla “SIPOC”, que junta as iniciais dos termos em inglês:

• Suppliers ou Fornecedores: quem ou o que fornece as informações necessárias ao processo;
• Inputs ou Entradas: são as informações dadas pelos fornecedores, como dados, materiais, recursos, colaboradores;
• Process ou Processo: é o fluxo propriamente dito das atividades mapeadas;
• Outputs ou Saídas: o que se espera de resultado do processo;
• Customer ou Clientes: para quem é entregue o resultado.

A SIPOC pode ser representada na seguinte imagem:

Na minha experiência em gestão de processos, outro fator importante ao SIPOC é o T: tempo, no qual contabilizamos o tempo total que uma atividade leva para ser finalizada. O tempo é uma variável essencial de ser pensada na estratégia e na observação dos processos, pois muitos processos de melhoria podem ser atrelados a ele, com sua redução ou estudo de atividades a serem realizadas concomitantemente. Além do tempo, a ferramenta é flexível a incrementos relacionados a processos específicos, como local de ação, instrumentação para as atividades, dentre outras.

Aplicação da SIPOC

Assim, com as informações disponibilizadas no diagrama ou em uma planilha, conforme o objetivo de um processo, ele pode ser otimizado. Para um bom uso da ferramenta, recomendo o uso de planilhas, como esta, na qual podem ser respondidas as perguntas para elucidação do processo. O ideal é preencher com os responsáveis e executores das atividades, para que o mapeamento fique mais fiel à realidade.

Exemplificaremos a SIPOC em processos de uma indústria automobilística. A planilha poderia ser preenchida da seguinte forma: define-se qual processo quer ser estudado, como a montagem. Inicialmente, é disposta cada etapa do processo de montagem do automóvel. Logo após, entende-se quais itens são necessários para cada etapa, ou seja, os inputs: chapas metálicas, parafusos e quem são os responsáveis, os suppliers, por fornecer estes itens no processo. Os outputs são as peças montadas e os clientes finais são os responsáveis pela próxima etapa, a tintura, por exemplo.

Além das planilhas, pode ser feito um Workshop para preenchimento da SIPOC, com uso de ferramentas mais visuais, como o Mural. Inicialmente, pode ser feito um brainstorming do processo: com perguntas direcionadoras, é possível entender as principais atividades e principais envolvidos. Algumas perguntas direcionadoras são:

• O que fazemos nesse processo?
• Quem está envolvido?
• Quem realiza as principais ações?
• Precisamos de agentes externos?
• O que queremos/Qual o nosso objetivo com esse processo?

Logo após, a construção da SIPOC pode ser iniciada, respondendo às perguntas de cada função. A construção, usualmente, se inicia com o preenchimento de todas as atividades do processo e logo após vai para os fornecedores e clientes; como as entradas e saídas precisam ser bem detalhadas, elas podem ser preenchidas por último.

Vantagens do mapeamento de processos para a cultura de inovação

A SIPOC possibilita a visualização dos processos internos, portanto, é um instrumento de compreensão dos gaps atuais e pontos de melhoria, gerando abertura a processos de inovação, nos quais os colaboradores participam ativamente a fim de buscar soluções inovadoras para as empresas.

Na Google, é realizado um processo denominado “autópsia”: os colaboradores identificam os erros, fazem um registro deles e procuram implementar melhorias para evitar os erros. Esse processo tem foco nas melhorias. Pensando nisso, é interessante usar a SIPOC, tendo em vista que há um registro visual do processo.

Com as soluções inovadoras provindas também da análise do processo a partir do seu mapeamento, as empresas se fortalecem interna e externamente, melhorando a motivação dos colaboradores e aumentando sua competitividade no mercado com maior eficiência com seus produtos ou serviços. 

Nós da Haze Shift, como consultoria de inovação, promovemos diferentes formas de construção dos pilares da cultura de inovação atrelada à melhoria contínua, de acordo com a realidade e objetivos de cada cliente. Se interessou pela ideia? Converse conosco!

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