Realizar o ciclo de vida de projetos é fundamental para atingir os objetivos esperados, principalmente na implementação de novos serviços ou processos que vão fortalecer a inovação em sua empresa. O ciclo de vida de um projeto é a sequência de etapas pelas quais um projeto passa, desde a sua concepção até o seu encerramento. Essas etapas são geralmente padronizadas e envolvem atividades específicas para alcançar os objetivos do projeto.
Nesse sentido, vamos primeiro entender como o ciclo de vida de um projeto é constituído. Acompanhe comigo!
Iniciação
A fase de iniciação de um projeto é o ponto de partida, onde a ideia é concebida e justificada. Durante essa fase, são realizadas várias atividades para determinar se o projeto é viável e se vale a pena prosseguir com ele.
É fundamental identificar e entendermos a necessidade ou oportunidade que motivou a concepção do projeto. Pode ser uma demanda específica, um problema a ser resolvido, uma oportunidade de negócio ou qualquer outro motivo que justifique a realização do projeto, importante também analisar os stakeholders que são as partes interessadas no projeto, ou seja, as pessoas ou organizações afetadas pelo projeto ou que possam influenciá-lo. Nesta fase, é importante identificar e listar os stakeholders relevantes, compreender suas expectativas e determinar como envolvê-los ao longo do projeto.
Ao final da fase de iniciação, elaboramos o documento de iniciação do projeto, também conhecido como termo de abertura do projeto. Esse documento resume todas as informações coletadas até o momento, incluindo a descrição do projeto, seus objetivos, justificativa, stakeholders, riscos identificados e outros detalhes relevantes. Ele serve como base para a aprovação e autorização do projeto.
Para apoiar na tomada de decisões, podemos utilizar também o Canvas de Projetos, que permite incluir todas as informações essenciais de maneira mais visual.
Fonte: Research Gate, Tatiane Carvalho
Planejamento
No planejamento levamos em consideração todos os detalhes definidos na iniciação, bem como o desenvolvimento de um cronograma, orçamento, definição de pessoas envolvidas e análises de riscos.
Podemos também incluir uma declaração de escopo, definição de marcos, comunicação, planos de gerenciamento de riscos e uma estrutura analítica do projeto.
Um método útil nesta fase é o SMART. A sigla refere-se a:
- Specific (Específico): com metas claras, bem definidas e inequívocas.
- Measurable (Mensurável): ter critérios definidos para medir o progresso em direção à meta.
- Achievable (Alcançável): objetivo atingível e possível de se alcançar.
- Realistic (Realista): meta realista dentro das possibilidades e relevante para o propósito final.
- Timely (Oportuna): Prazo definido com data de início e fim.
Essa é uma metodologia bem difundida em programas de inovação. Inclusive, alguns Institutos, como o ICFJ (International Center for Journalists), só aceitam a inscrição de projetos de aceleração que estejam utilizando o método.
Juntas, as partes determinam a missão e objetivos do projeto elaborando um esboço para a próxima etapa.
Por fim, o planejamento é fundamental para que na execução as partes envolvidas saibam claramente o papel de cada um e tenham as informações que precisam para realizar as tarefas.
Execução
Nessa fase começamos a realizar as atividades para dar andamento ao projeto. Aqui a equipe já deve estar definida com papéis e responsabilidades bem claras a fim de atuarem no escopo do projeto, visando ao máximo possível a entrega de valor para o cliente. Durante a execução existem metodologias e frameworks que devem embasar o desenvolvimento das atividades, essas metodologias podem seguir uma gestão tradicional de projetos, como a Waterfall (cascata) ou modelos de gestão ágil como o Scrum.
Scrum framework
Na Haze Shift nós trabalhamos com metodologia ágil, mais especificamente com o Scrum framework. Nesse sentido, o Scrum preza por demarcações temporais bem estabelecidas para o acompanhamento de atividades – um exemplo são as Sprints (períodos de 2 a 4 semanas que englobam as entregas chave para objetivos de curto prazo do projeto) – e também pela especificação de papéis e cerimônias. A cada fim de Sprint são realizadas cerimônias de validações e lições aprendidas com o time e stakeholders (Review e Retrospectivas) a fim de propor incrementos e melhorias no projeto para o próximo ciclo.
Inclusive, podemos citar que o uso do Scrum como ferramenta para gerenciamento de projetos foi fator crucial para a Haze Shift ser reconhecida como uma das 8 empresas mais ágeis do país segundo o Prêmio Agile Trendz.
Para entender um pouco melhor a origem do Scrum, sugiro a você que separe alguns minutos para assistir a este TEDx com o Jeff Sutherland, criador da metodologia:
É importante ressaltar que os ciclos Scrum se repetem até o cumprimento total do projeto, sendo que ao longo de sua execução cada fase tem um objetivo a ser entregue – tudo isso com um acompanhamento Status Report semanal junto aos stakeholders principais.
Trabalhamos também com a abordagem do Design Estratégico em nossos projetos, onde estimulamos bastante a interação pessoal através de workshops colaborativos, gerando assim muitas discussões, novos olhares e abordagens nem imaginadas durante a fase de iniciação do projeto, o que pode acarretar em mudanças de rota (positivas) ao decorrer da execução do projeto.
Leia também: O que é management 3.0 e como ele potencializa a cultura da inovação
Encerramento
O encerramento é a fase da entrega e aprovação do projeto, mas vai além disso. Nessa fase também são apresentadas avaliações dos resultados alcançados, feedbacks e relatórios com toda a documentação do projeto, avaliações, análises e outros entregáveis que geram valor para entendimento do que foi realizado e próximos passos. Assim, todas as partes envolvidas podem acompanhar o que foi realizado até a entrega do projeto.
Essa fase também pode trazer boas reflexões. Podemos avaliar com a equipe e stakeholders o que foi aprendido, quais os desafios que ocorreram durante a execução, quais foram as decisões tomadas e recomendações para próximos passos.
O momento final de avaliação contribui muito com esse processo de autoavaliação e aperfeiçoamento para os próximos projetos.
Este tema faz parte da nossa rotina diária, por isso, temos muito a compartilhar em projetos de inovação. Entre em contato conosco, vamos conversar sobre como podemos apoiá-lo da melhor forma possível.
Escrito por:
Designer estratégico, empreendedor, gestor de comunidades e com experiências em programas de pré-aceleração e aceleração. Sempre aberto a novos aprendizados e projetar novas soluções que agreguem valor ao negócio e à sociedade.
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