“Planejamento Estratégico com muita iniciativa e pouca acabativa é perda de tempo”, diz o ditado corporativo

A frase é polêmica, mas representa a atitude de muitos profissionais que adoram momentos de criação, ficam muito empolgados, mas quando precisam seguir um plano de ação,congelam e se torna necessária uma intervenção maior da liderança. 

Mas por que estou começando este texto com uma provocação? Logo você vai compreender. Primeiro, vamos entender as seguintes definições de Stephen Kanitz:

• Iniciativa é a capacidade que todos nós temos de criar, iniciar projetos e conceber novas ideias. Algumas pessoas têm muita iniciativa e outras têm pouca.
• Acabativa é um neologismo que significa a capacidade que algumas pessoas possuem de terminar aquilo que iniciaram ou concluir o que outros começaram. É a capacidade de colocar em prática uma ideia e levá-la até o fim.

Nesse sentido, vale lembrar: bons resultados são feitos com ações realizadas no prazo estipulado e com muita qualidade. Ou seja, uma empresa que deseja ser competitiva e lucrativa precisa de equipes com muita iniciativa e, principalmente, acabativa.

E como eu faço para, além de desenvolver o planejamento estratégico, desdobrar e acompanhar meus objetivos e estratégias? Esta é uma boa pergunta, e que pode ser respondida com uma metodologia Lean que se chama Hoshin Kanri, muito utilizada em empresas do mundo todo.

Ficou curioso, não é verdade? Acompanhe esta leitura até o final para entender como aplicar.

Leita também: Aprenda também a co-criar o planejamento estratégico neste artigo!

A Gestão tradicional versus Gestão Hoshin kanri 

Em um modelo de gestão tradicional, cada área tem seu objetivo próprio, sem conexão com as demais áreas. Por isso, defendem apenas suas preocupações, sem considerar o impacto que podem causar aos demais. Veja um exemplo desta prática:

A área de compras estabelece um objetivo anual de redução de 15% em novos contratos com fornecedores.

A área de engenharia precisa desenvolver urgente novos fornecedores que entreguem produtos com melhor qualidade e cumpram os prazos de projeto.

Durante o ano, se um planejamento estratégico não for desenvolvido com a interface e participação de várias áreas, isso se torna um verdadeiro cabo de guerra e possivelmente uma área terá que ceder.

Tenho certeza que você já escutou profissionais reclamando de objetivos diferentes entre áreas, não é verdade? É uma gestão que terá mais dificuldades em atingir os objetivos gerais da empresa e conectar com a sua visão de mercado.

Leia também: As vantagens do design estratégico para resolver conflitos entre áreas da sua empresa

O que é a gestão Hoshin Kanri

Agora que lembramos um pouco sobre modelos tradicionais, vamos entender sobre o conceito da Gestão Hoshin Kanri. Este é um nome japonês em que as palavras se dividem da seguinte forma:

E podemos ir ainda mais fundo nessa divisão, onde:

– Hoshin. HO = Direção  SHIN = Agulha

Ou seja, Ho + shin significa: apontar a direção. Na empresa é a política ou a diretriz.

– Kanri: Gerenciamento ou controle, é administração

[Hoshin Kanri é um planejamento estratégico focado nas coisas que realmente importam, onde selecionamos meticulosamente os KPI’s utilizados para medir o progresso através de um acompanhamento mensal na direção correta.

Dessa forma, podemos entender que o conceito Hoshin Kanri se aplica a um processo de planejamento, implementação e revisão passo a passo para dirigir a mudanças. Em outras palavras, colabora para a gestão da mudança nos processos críticos dos negócios, sendo uma ferramenta que facilita o processo de melhoria contínua de todos os colaboradores da empresa.

Nesse sentido, como consultor de inovação, eu recomendo o desenvolvimento em sete etapas para implementar o planejamento Hoshin Kanri:

1. Definir uma visão para a empresa, que irá guiar o planejamento estratégico.
2. Identificar os principais problemas que precisam ser resolvidos.
3. Estabelecer objetivos específicos a serem alcançados para resolver esses problemas, que devem ser mensuráveis.
4. Expandir os objetivos em metas a serem alcançadas periodicamente, junto com os KPIs que serão utilizados em cada nível da organização. Eles deverão ser compartilhados com os colaboradores.
5. Desenvolver e executar estratégias, projetos e táticas para auxiliar no cumprimento desses objetivos.
6. Revisar periodicamente o cumprimento das metas.
7. Refletir anualmente sobre os resultados alcançados para definição dos objetivos do próximo ano.

Fonte: The Seven Steps of Hoshin Planning

Mas para que serve o Hoshin Kanri?

Como podemos ver acima, ele serve como uma espiral de feedback que permite contínuas respostas às mudanças no negócio. A proposta é unir e alinhar os esforços de todos os membros da empresa em uma única direção. Dessa maneira, é possível esclarecer à toda a companhia o que queremos alcançar e como queremos atingir. A partir dessa união, podemos observar alguns benefícios do Hoshin Kanri:

★ Reflete a visão corporativa

★ Puxa a organização por meio de um futuro ideal.

★ Fornece “o que” e o “como” atingir as metas e objetivos.

★ Incorpora o ciclo PDCA através da revisão periódica.

★ Utiliza gerenciamento visual e suporta uma comunicação clara e em cascata.

Além de tudo isso, quando as empresas utilizam um método que realmente mostre os objetivos e sua ligação com o planejamento estratégico, a tendência é a melhoria do desempenho geral dos colaboradores, já que eles entendem porque a tarefa que desempenham impactam o progresso da empresa e seu próprio crescimento profissional.

Ademais, o senso de pertencimento também é aprimorado, uma vez que todos estão exercendo suas atividades sob um único propósito compartilhado. Assim, ocorre uma maior sinergia entre os departamentos, e o trabalho flui melhor, pois há mais engajamento.

Hoshin Kanri na prática

Em minha experiência profissional na indústria, participei de diversas aplicações do planejamento estratégico, tanto do modelo tradicional, quanto do modelo Hoshin Kanri.

Por cinco anos, fui responsável por desdobrar os objetivos inovadores anuais da área de manufatura, o que compreendia desde a vice-presidência até o nível de liderança de chão de fábrica. Foi um trabalho fantástico e de muita co-criação, pois como a teoria mesmo diz, precisamos organizar muitos ciclos de feedback com as equipes.

Nesse sentido, elenco aqui cinco pontos importantes que fizemos para o sucesso da implementação e acompanhamento:

1. Envolvemos todos os colaboradores da equipe na elaboração dos objetivos e estratégias;

Realizamos um ciclo de catchball, o que basicamente é uma prática de frequentes feedbacks com as áreas para entender as necessidades de cada uma. Ele é essencial para as sete etapas de implementação do planejamento Hoshin Kanri, auxiliando nos desafios para os próximos anos e o que priorizar no momento. Nesta etapa, os colaboradores definem as estratégias que precisamos concluir para atingir o objetivo, e também é o momento de maior comprometimento das equipes.

2. Desenvolvemos objetivos para todos os pilares da empresa. 

Identificamos o impacto de cada área nos principais pilares (prioridades) da empresa para os próximos anos. É muito importante entender qual a responsabilidade de cada um e atuação para atingir os objetivos. 

3. Realizamos sessões de alinhamento dos objetivos com as demais áreas

Aqui está um dos pontos principais para conectar os objetivos e as estratégias entre as áreas como um verdadeiro ecossistema. Reunimos os líderes de cada área e cada um apresentou os seus objetivos e como atingi-los. Desta forma, estimulamos os feedbacks e interações entre áreas gerando comprometimento entre líderes.

4. Elegemos um facilitador da metodologia para cada área de atuação

O Plano de Ação sem dono está fadado ao fracasso. Por isso, identificamos, treinamos na metodologia e acompanhamos os facilitadores de cada área para dar seguimento aos planos Hoshin Kanri e aplicar o ciclo PDCA (será abordado abaixo).

5. Acompanhar mensalmente os indicadores em reuniões com a direção da empresa

A “comunicação” dos resultados e “o que está sendo feito para atingir o objetivo” é de responsabilidade não só do facilitador, mas também do expert na metodologia e das lideranças da empresa. Estivemos todos envolvidos e com a responsabilidade de apresentar os resultados de forma transparente, rápida e objetiva aos executivos da empresa.

Desta forma, conseguimos o comprometimento dos colaboradores, da liderança, dos executivos da empresa onde todos entendiam claramente “onde queríamos chegar” e “qual a minha participação para o atingimento do objetivo”. 

Veja que todas estas ações estão conectadas com o sucesso de um bom planejamento estratégico, ou seja iniciativa e acabativa.

Hoshin Kanri e a cultura de Inovação

Além desse exemplo pessoal, vale lembrar que neste mundo VUCA – sigla para Volatilidade, Incerteza (Uncertainty, em inglês), Complexidade e Ambiguidade – em que o ritmo da mudança é rápido e o grau de inovação está cada vez mais elevado, temos que elaborar um planejamento estratégico robusto, de forma ágil, que seja capaz de direcionar ao longo prazo e ao mesmo tempo que seja ajustável com tomada de ação e revisões periódicas.

Para atender a este conceito, o Hoshin Kanri é bem completo e desafiador. Seus objetivos e estratégias devem fomentar a inovação entre as equipes e promover um novo mindset de melhoria contínua. 

O Hoshin Kanri e o PDCA

Lembra quando falei no começo do texto sobre iniciativa e acabativa? Com o Hoshin Kanri isso fica mais claro, pois além de definir o planejamento, ele trabalha na execução. E para isso, segue a sigla PDCA, ou seja:

No “P de Plan” é preciso estabelecer, desenvolver, definir e desdobrar os objetivos e estratégias;

No “D de Do” é preciso implementar o plano de ação condizente com tudo que almejamos;

No “C de Check” está contido o controle diário, semanal, mensal e anual dos KPIs estabelecidos, avaliando o gap entre o resultado e o objetivo esperado.

No “A de Act” avaliamos os resultados positivos e negativos, traçamos as ações necessárias e revisamos no plano inicial do Hoshin Kanri.

Inclusive, na última etapa (Act), eu sugiro as seguintes reflexões:

• Resultado positivo: O que fizemos de bom para atingir o resultado esperado? É muito importante avaliarmos as ações realizadas para segui-las nos próximos eventos.
• Resultado negativo: Estes são os resultados fora dos limites do objetivo e requerem um plano de ação para entender: O que fizemos de errado que não atingimos o objetivo?

Nesse sentido, a aplicação do PDCA auxilia na análise da situação atual de sua empresa, a entender  a causa raiz de determinados problemas, a traçar ações provisórias e definitivas, a executar as ações e no acompanhamento da eficácia e a padronizar o novo método.

Desta forma, conseguimos controlar todos os indicadores e, consequentemente, focarmos na execução do planejamento estratégico.

Para concluir, o Hoshin Kanri é um método muito completo para aplicação e, se mantermos forte a acabativa, conseguimos promover o crescimento da empresa e dos colaboradores.

Caso você tenha interesse em aplicar essa metodologia de planejamento estratégico em sua empresa, nós da Haze Shift estamos prontos para ajudar a desenhar esse processo. Vamos conversar?  

Referências: 

The Seven Steps of Hoshin Planning

Iniciativa Acabativa