Em 2020, cursos, palestras, treinamentos e workshops presenciais face a face foram colocados online. De processos de seleção a treinamento de astronautas, de reuniões de planejamento estratégico a reuniões de time, de ioga a sessões de culinária. Mas você sabe como funciona um workshop online?

Eu lembro bem como essa mudança de eras começou: em meio a um mês agitado, tudo mudou em 24 horas. Numa segunda-feira, dia 16 de março, após facilitar um workshop na sede de um cliente até o final da tarde, peguei um voo com meu sócio Leonardo Tostes no final da noite para Cascavel. Fizemos outro workshop dia 17 e retornamos à noite. 

A partir de então, foi um choque de realidade. No dia 18 passaram a vigorar  os primeiros decretos municipais de quarentena. A crise da Covid-19 estava aumentando e a programação do mês, que incluía workshops presenciais em 4 clientes no interior do Paraná e em Curitiba, precisaria ser alterada. Só não imaginávamos que seria por tanto tempo. 

Seria o início de uma nova era, a do trabalho remoto? 

Para responder a essa pergunta, quero pedir licença para entrar em uma máquina do tempo. Em 2003, eu comecei a pesquisar e aplicar tecnologias de colaboração para equipes remotas. Lembro bem do dia em que implementamos uma ferramenta de  comunicação instantânea (chat corporativo) numa empresa. Todos estavam empolgados para enviar mensagens e ver quais colegas estavam online. Era mais rápido do que ligar no ramal ou enviar um email. E o que isso tem a ver com workshop online ou presencial? 

Explico: aos poucos, surgiram projetos para chamadas de vídeo e voz integrados ao chat corporativo. Chegaram também os notebooks. Parecia tudo bem, já que haveria viabilidade técnica e colaborativa para reuniões remotas. Mas uma peça não se encaixava: a resistência das pessoas em fazer reuniões online. E é aqui que entra a necessidade dos workshops.  

Direto ao ponto: confira aqui 10 dicas para tornar seus eventos remotos mais produtivos durante e depois da pandemia 

Em 2008, fiz o meu primeiro treinamento de facilitação em Testes de Usabilidade e, posteriormente, sobre Design Thinking. Assim, eu percebi que as barreiras das relações humanas eram um dos fatores mais importantes para destravar a real colaboração que as empresas tanto buscavam, e que workshops eram fundamentais para destravar a conexão entre pessoas, como a resistência às novidades, inclusive a de adotar o trabalho remoto.

Desde então, atuei com a temática de Digital Workplace / Modern Wokplace (em português, Espaços de Trabalho Digitais e Espaços Modernos) por diversos anos e tenho realizado facilitações profissionalmente para grandes empresas. E foi assim que, em 2018, me tornei um Certified facilitator of LEGO® SERIOUS PLAY®. 

Acima de tudo, encontrei na aprendizagem colaborativa uma prática para remover as barreiras das relações humanas. Nesse sentido, workshops colaborativos passam a ser fundamentais. Eles contam com a participação de pessoas capacitadas para pensar e traçar caminhos assertivos para a resolução de conflitos. São projetados para interromper velhas formas de pensar e agir no mundo dos negócios atual. E a melhor maneira de conseguir isso é inspirar criatividade e construir um senso de empoderamento em nossos colegas de trabalho. 

A atmosfera lúdica nesses workshops cria uma sensação de segurança – um ambiente onde todos se sentem confortáveis ​​para compartilhar suas experiências e pensamentos mais íntimos. Ele também fornece um contexto estimulante para cocriar e dar vida às experiências de diversos stakeholders, como colaboradores, executivos, clientes e fornecedores. Eles aprendem e lembram melhor, e a implementação dessas experiências se torna mais simples e rápida.

Em tempos de isolamento, como ficaram esses workshops?

Primeiramente, considero importante trazer aqui a diferença entre workshops importantes e reuniões desnecessárias. A expressão “Eu participo de tantas reuniões que não consigo trabalhar!”,  é muito comum no ambiente corporativo.

Infelizmente, a falta de planejamento e de autonomia das equipes também foi trazida do mundo presencial para home office. O termo usado para o cansaço de reuniões, é chamado de zooming e muitos são os estudos que mostram A pandemia e a “fadiga do Zoom”. 

Você já parou para pensar se os momentos de encontros com a sua equipe ou, aqueles que você está convocado, estão mais para o zooming ou encontros necessários que promovem aprendizagem? 

Entendido que workshops colaborativos são necessários para destravar problemas complexos, a pergunta que fica é: “No ambiente online é possível fazer isso com qualidade e gerar experiências significativas?”

SIM! A resposta é um sim retumbante.

Em primeiro lugar, nesse tema tivemos que ser mestres da mudança. Usar a mudança para criar mudanças. A Covid-19 mudou as formas tradicionais de trabalho. E por um tempo, as reuniões cara a cara estão fora de questão. 

Mas agora, mais do que nunca, as pessoas que trabalham em casa precisam encontrar maneiras que facilitem a conexão humana nesta nova realidade. As pessoas precisam imaginar o que vem a seguir, para reconstruir carreiras, produtos e serviços nos tempos extremamente desafiadores em que vivemos.

De volta para o presente 

Agora que saímos da máquina do tempo e voltamos ao presente, enquanto eu escrevia este artigo, parei para fazer as contas: exatamente um ano após 18 de março 2020, eu e mais 34 facilitadores do time da Haze Shift já tínhamos realizado 371 workshops online em 18 projetos diferentes. 

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Nesse período, nós exploramos dezenas de temas e questões diversas como, por exemplo: agroenergia, inteligência artificial, mobilidade inteligente, saúde, meio ambiente, cadeia logística, certificação de orgânicos, destinos turísticos inteligentes, indústria 4.0, OKR’s, team building, modelos de negócios exponenciais, cultura da inovação, liderança ágil, ideação para startups, criatividade, planejamento estratégico, entre vários outros. 

Foram 365 dias em que acumulamos boas práticas e, claro, assim como houve resistências no início dos anos 2000 às reuniões remotas, muitos profissionais com quem trabalhamos resistiram aos workshops online. “Não funciona; não é possível”, foram algumas das frases que ouvimos. Porém, nós da Haze Shift trabalhamos para convencê-los do contrário. E há bons motivos para isso: 

Além de ajudar a reduzir a taxa de contaminação da Covid-19, a abordagem online aumenta a segurança do trabalho e reduz as emissões de carbono com a diminuição de viagens e o consumo desnecessário de recursos – hábito que vamos manter depois da pandemia. Veja, por exemplo, que a Heineken é uma das marcas que divulgou o home office definitivo para os funcionários administrativos. Confira esta história! 

Quebrando barreiras 

Tenho plena consciência que diversas empresas e líderes pensam o contrário de tudo que estou apresentando aqui. Mas vale lembrar que cabe ao trabalho dos inovadores confrontar o status quo, desafiar as normas estabelecidas e mostrar que o que não parecia possível é, na verdade, perfeitamente possível. A história está repleta de exemplos de líderes dizendo “não é possível”, apenas para ser amplamente provado que estavam errados.

No mundo em que vivemos agora, mais do que nunca, as pessoas precisam de ferramentas e métodos para imaginar novas possibilidades. É hora de desconstruir padrões, desaprender as premissas antes campeãs de audiência e recomeçar a aprender. 

Atualmente, a visão como você enxerga os workshops online pode ser um excelente experimento nesse sentido.

10 dicas sobre como fazer um workshop online fantástico

Se você está pensando ou planejando workshops online, nada melhor que aprender as Top 10 lições aprendidas nos mais de 350 eventos que o nosso time realizou. Confira  as 10 dicas em 3 momentos. Antes, durante e depois do workshop online: 

Antes do seu workshop online

Há técnicas e requisitos adicionais que o ambiente virtual exige. A fase de preparação é mais complexa quando comparada a um workshop presencial, tanto para os participantes quanto para os facilitadores, e requer novas habilidades.

1. Invista mais tempo na preparação do seu workshop. Dá mais trabalho e exige mais organização.

Preparar o ambiente de trabalho do participante é mais difícil e mais importante do que parece. Ajude seus participantes a configurar o espaço de trabalho antes de um workshop online. 

2. Equipe de facilitação com o facilitador e vários cofacilitadores. 

Busque dividir o trabalho da sua facilitação com diversas pessoas que previamente foram treinadas por você. Tenha em mente que no digital o facilitador não consegue ver e animar todos ao mesmo tempo.

3. Treinamento prévio das ferramentas digitais aos participantes

Envie a lista de pré-requisitos de ferramentas digitais com bastante antecedência para os participantes.

4. Não digitalize o jeito dos eventos presenciais

O digital não é somente uma questão de tecnologia. É todo um ambiente que exige novos formatos de planejamento e execução. Ao invés dos famosos workshops presenciais que ocupavam o dia inteiro, abrace atividades síncronas de no máximo 3 horas e abuse dos formatos assíncronos com os seus participantes.

Durante o seu workshop online

A segurança aos participantes sobre o processo e o ambiente de trabalho é fundamental. Permita que as pessoas tenham experiências profundas. A fase de execução necessita de dinâmicas que proponham a participação de 100% das pessoas em 100% do tempo.

5. Ter um canal de suporte para os participantes pedirem ajuda em caso de problemas técnicos.

Crie um canal de suporte técnico, independente do ambiente digital onde todos os participantes estão trabalhando. Um número de WhatsApp para quem tiver problema técnico entrar em contato com alguém do staff do time de facilitação é fundamental.

6. Dinâmicas com materiais físicos. 

A experiência tátil é fundamental para memorizar o conhecimento, nos liberta de filtros e pré-conceitos para criar coisas novas – dá força para a imaginação. Mesmo no online, vale ser criativo e propor o trabalho com materiais que os participantes possuam em casa, ou ainda, enviar kits para os participantes previamente – o que aumenta significativamente a experiência de participação.

7. Momentos de interações com profundidade entre as pessoas. 

Busque fazer workshops online em ferramentas que tenham recursos de criar salas principais e sub-salas de videoconferência. Assim é possível trabalhar com vários subgrupos menores de 5 a 6 pessoas que garantam a troca de experiências entre todas as pessoas.

8. Configure o ambiente de trabalho nas atividades iniciais do seu workshop

Introduza nas dinâmicas iniciais de quebra-gelo com algumas configurações básicas do ambiente de trabalho. Desabilitar a opção olhar para a própria imagem durante o workshop é uma boa dica – o hide self-view. Verifique a questão da mobilidade dos participantes e, dentro da realidade deles, desafie o formato sentado, colocando atividades que buscam algum deslocamento ou que eles fiquem em pé. Mostre na agenda os momentos de intervalo e também propicie momentos que eles possam desligar a câmera de vez em quando e ficar apenas com o áudio ligado.

Depois do seu workshop online

A documentação do processo do workshop é ainda mais importante no ONLINE do que no presencial. Lembre-se que os participantes e a organização atuam de forma remota e dispersa geograficamente, portanto, é fundamental que a demonstração sistêmica de todo o processo aconteça. 

9. Documente todo o processo. 

Faça a composição da sequência do workshop com os materiais obtidos no workshop, como: fotos (sim, não  se limitar a prints de tela é um grande diferencial), evolução dos painéis digitais, gravações sobre o andamento das atividades de acordo com o sigilo e confidencialidade acordadas. 

10. Entregue os resultados do workshop com custo zero de emissões de carbono.

Demonstre para as suas equipes que novas habilidades foram aprendidas com práticas reais e confiança necessária para trabalhar em um nível online totalmente novo. Isso permite que eles criem princípios orientadores simples, que capacitam todos a se sentir autônomos, seja qual for o ambiente de trabalho, presencial, remoto ou híbrido.

A colaboração remota e a virada de eras

Acima de tudo, aproveite o momento das restrições impostas pela pandemia para inovar em soluções ainda melhores. Portanto, reaja à restrição como uma oportunidade. A história está repleta de exemplos de organizações que abraçaram as mudanças, adaptaram-se e criaram coisas completamente novas.

Sobre as experiências digitais no trabalho, eu acredito que estamos diante de uma virada de eras, onde os paradigmas do mundo presencial estão sendo envolvidos por novos formatos que trarão saltos de tecnologias como o Mixed Reality: realidade aumentada e virtual (AR e VR), que proporcionam benefícios significativos nesta nova realidade digital que atingirá a conectividade necessária com a implementação do tecnologia 5G. 

No relatório de realidade combinada do Ericsson ConsumerLab,  7 em cada 10 primeiros usuários esperam que a AR e a VR mudem fundamentalmente a vida cotidiana. Nesse ritmo, eu acredito que os workshops online dentro de janelinhas do zoom são apenas parte dos passos embrionários do que está por vir.

Obrigado facilitadores! 

Por fim, gostaria de agradecer a todos os 34 facilitadores dos nossos workshops nesse tempo de 1 ano de pandemia. Aprendemos juntos, erramos e descobrimos coisas novas juntos. Todos os momentos trouxeram experiências que impactaram os milhares de participantes e a nós mesmos. 

As 10 dicas de como fazer melhor seus workshops online são apenas uma parte de tudo que compartilhamos, com muito orgulho, nesse período de transformações. Nosso agradecimento a vocês: 

Adam Patterson Alessandra Viana Alexandre Grenteski Alexandre Mosquim Ana Paula S. Frederico André Bacellar Camila Ramalho Cristiano Teodoro Russo Eduardo Hovorusko Eduardo Martyres Erica Marques Fabiana Chagas

Fredy Schaible Gisele UenoIuri Alencar  Jonathan Mendes Julio Lussari Kelly Galesi Leo Tostes  Leonardo Moreira  Luiz Fernando S. Frederico Luiza Luth Kayuá Freitas Marcelo Pinhel Matheus Carvalho Patrícia Araujo

Rafael de Tarso Renata Almeida Ricardo Pereira Robert Wooley Rodrigo Medalha Rhodrigo Deda Melissa Rasera Michel Sehn Sabrina Moreira Valdinei Santana Ubiratan Alessio Thais Santiago Wellington Moscon

Com este compartilhamento, esperamos ajudar você a refletir ainda mais os novos formatos de trabalho. Queremos ajudar você a repensar como você tem aplicado seus workshops, e sobretudo, sobre a cultura da inovação. A cultura é um processo de transformação contínua. Ninguém sabe ao certo como será o futuro, mas é certo que as empresas que serão bem sucedidas no futuro, possuem pessoas dedicando seus esforços para antecipá-lo.