Em tempos de mudanças no mercado mundial, – em virtude de pandemias, novas exigências de sustentabilidade, de ordem sociais, de inovação e de transformação digital – se faz necessária a revisão do planejamento estratégico das empresas. Esta é uma ação importante para entendermos as novas necessidades do cliente e a estratégia da concorrência. 

O Planejamento Estratégico pode desempenhar um papel essencial no crescimento e desenvolvimento de sua organização, principalmente se ele estiver sendo regido à luz da inovação, ou seja fundamentado no Design Estratégico e promovendo a Cultura da Inovação. Mas antes de iniciar o processo, pode ser útil examinar a natureza exata do que você incluirá em seu plano estratégico e relembrar os conceitos essenciais do Planejamento.

Assim como um profissional que não se recicla ou não se atualiza, pode ficar para trás, o mesmo pode acontecer com a empresa. E não queremos que isso aconteça com as nossas empresas, concorda?

DIRETO AO PONTO: Leia sobre o processo de cocriação do planejamento estratégico feito por pessoas para pessoas

O que é planejamento, plano e gerenciamento estratégico?

De acordo com a definição do site Indeed, “o planejamento estratégico é o processo no qual a administração define prioridades, dedica energia e recursos a um projeto, melhora as operações e garante que todos os Stakeholders estejam incluídos no sucesso do empreendimento e tenham objetivos comuns.”

Aliado a ele, temos o plano estratégico, documento usado para comunicar dentro de uma organização quais são os objetivos estratégicos e quaisquer outros aspectos cruciais.

Para o gerenciamento estratégico e a execução, gosto muito de abordar o método Hoshin Kanri, que em uma tradução literal, hoshin significa direção e kanri quer dizer administração, mas que gosto de traduzir para desdobramento de objetivos. O desdobramento estratégico serve para alinhar os envolvidos a fim de que todos os recursos sejam utilizados a favor de objetivos comuns.

Benefícios do planejamento estratégico

Existem algumas vantagens ao usar o planejamento estratégico para ajudar sua empresa a atingir uma meta, confira:

• Ele ajuda a definir a direção que seu negócio deve seguir;
• Auxilia no estabelecimento de objetivos realistas que estão ligados à missão da organização. 
• Permite que uma empresa avalie seu sucesso à medida que avança pelos estágios do planejamento estratégico
• Fornece maneiras de estabelecer limites para uma tomada de decisão eficaz.

A construção deste plano estratégico pode permitir que a administração coordene com mais eficiência as atividades funcionais do negócio para atingir os objetivos desejados. 

Agora que já lembramos um pouco da definição e benefícios, vamos ver como é possível construí-lo em cocriação com vários parceiros. 

O processo de cocriação  feito por pessoas para pessoas

No mercado há uma variedade de métodos para a criação do planejamento estratégico. Estes métodos podem ser utilizados de acordo com o grau de maturidade da empresa e de conhecimento do seu negócio.

Um fator de sucesso, independente do método a ser utilizado, é envolver os stakeholders já no início, para conhecer as principais necessidades de cada um e conseguir elaborar um plano completo e validado.

No mundo dos negócios, este conceito de envolver fornecedores, parceiros e clientes se chama end to end, ou seja, de ponta a ponta. Seria como começar a sua identificação de necessidades na escolha de matéria-prima, passar pelas etapas de produção, transporte, venda e acabar no pós-venda.

Sem a visão do todo, é bem mais difícil conectar as estratégias com as necessidades do cliente, da própria empresa e parceiros. Portanto, para facilitar o entendimento, podemos avaliar como exemplo uma empresa no ramo de alimentos que possui:

• 800 colaboradores diretos
• 100 parceiros de negócios (fornecedores, clientes e pós venda)
• 100 líderes

O que é melhor? Mil pessoas que conhecem o negócio pensando estrategicamente em como melhorar e inovar, ou somente os 100 líderes em uma reunião de 1 dia?

Na minha experiência profissional, participei das duas formas de construção do plano. Uma realizada só pelos líderes em reuniões intermináveis e outra utilizando o processo de cocriação, ou seja, uma construção colaborativa. Eu confesso que a segunda gerou maior pertencimento da equipe, maturidade da liderança, e foco no objetivo final.

Por meio dessa experiência, vou contar aqui como foi um processo end to end que participei com o time Haze Shift, do início ao fim.Você verá como o Design estratégico aplicado ao planejamento estratégico pode trazer inovação genuína as organizações e ainda fortalecer a cultura de inovação.

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Antes de cocriar, é necessário entender a situação atual

Antes de tomar qualquer decisão ou ação, precisamos entender primeiro o que está acontecendo. É muito semelhante ao processo de entender um problema no chão de fábrica.

Então, antes de ir a campo para entender a situação, definimos com a equipe de projeto quais eram os principais agentes de transformação do negócio, ou seja, os stakeholders. Essa etapa foi muito importante, pois por meio  deles entenderíamos todo o processo e nossas necessidades.

Como exemplo de stakeholders desse projeto participaram: fornecedores, funcionários, parceiros de negócios, vendas, clientes, pós-vendas, etc.

Com esta etapa já definida, fomos a campo, e então programamos uma série de entrevistas virtuais para praticar uma escuta ativa. Nesse sentido, uma boa lista de perguntas e uma metodologia de inovação previamente validada faz toda a diferença para o sucesso desta atividade. Nesta etapa, utilizamos o The Three-Box Solution: A Strategy for Leading Innovation, de Vijay Govindarajan. Neste vídeo é possível entender brevemente como funciona a metodologia, confira: 

Não sei se você já teve a oportunidade de escutar todos os stakeholders da sua empresa e sentir as dificuldades de cada um frente ao negócio, mas posso dizer que é uma experiência incrível e de muito valor agregado.

Bom, é claro que, em se tratando de grandes empresas, é quase que impossível realizar essas entrevistas com todos. Contudo, ao fazer uma boa seleção (amostra) conseguimos cobrir as principais necessidades e conectar com o objetivo de construção colaborativa..

Agora, se pensarmos no conceito que mencionamos no início, onde todos os colaboradores farão parte da definição da estratégia, está faltando alguma coisa, não é verdade?

Em paralelo às entrevistas qualitativas, lançamos uma pesquisa quantitativa e qualitativa online, para todos os colaboradores da empresa, com as mesmas perguntas. O objetivo era de recuperar as palavras chaves e principais insights para consolidar as necessidades e desejos de todos em uma brilhante nuvem de ideias.

Com todos os elementos em nossas mãos, elaboramos um relatório muito rico de informações contendo todos os stakeholders em um verdadeiro processo end to end.

Agora é a hora de cocriar com muita mão na massa

Você pode estar se perguntando onde fica a participação da liderança da empresa em todas essas etapas. E agora creio que é o momento certo de explicar.

A liderança tem papel fundamental para todo o alinhamento de objetivos das diversas etapas do processo de cocriação. Mas ela também é parte integrante da construção do planejamento estratégico. Por isso, fizemos duas sessões de alinhamento de necessidades com os líderes, seguindo a mesma metodologia da Solução das 3 Caixas, de Vijay Govindarajan, que apresentamos no vídeo acima. Nosso objetivo com esse método foi avaliar o passado, presente e nos preparar para o futuro.

Nesse sentido, quando falamos de metodologias e processos, é muito importante avaliar o entendimento em cada fase e também a aprovação frente a equipe de projeto da empresa.

Passado a etapa de coleta de dados (escuta ativa) e consolidação do material, iniciamos as turmas de cocriação. Nessa etapa, utilizamos os workshops online (com uma amostragem do efetivo da empresa) com uma série de dinâmicas e utilizando a metodologia Crazy 8’s (ou 8 passos, em português) mas gostamos de chamá-la de Quadradinho de 8. Entenda um pouco como funciona esse método para dinâmicas, conforme este artigo: 

“O Crazy 8’s é uma técnica adaptada do gamestorming que serve para materializar as ideias no papel de forma rápida e visual. A vantagem de desenhar em papel é que, além de ser mais rápido, no papel também possibilita que todos da equipe, sem exceção possam contribuir e compartilhar suas ideias e ajudar a conceber a solução.”

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É fantástico ver o poder da criatividade de cada colaborador realizando uma dinâmica mão na massa, de seu home office ou da empresa, com um único objetivo: Participar da visão de futuro da companhia através do processo colaborativo entregando o melhor do seu conhecimento e experiência profissional.

Lembrando que a habilidade de desenho não é o mais importante, mas sim materializar a ideia que está na cabeça para uma folha de papel em branco.

Os depoimentos ao final do workshop foram realmente surpreendentes e era nítido o sentimento de pertencimento e colaboração de todos.

Esta etapa foi realizada não só com as equipes operacionais e administrativas, mas também com a liderança da empresa que teve que desenhar com os mesmos materiais: folha de papel, caneta preta e muita dedicação.

Fechando com a estratégia para os próximos anos

Imagina quantos desenhos criamos na etapa anterior para serem utilizados pelas equipes durante toda a vigência no plano? Muitos e muitos materiais para desdobramento deste plano.

E agora é a hora de consolidar e construir os importantes pilares da empresa para os próximos anos. É nesse momento que nos juntamos com os líderes para refinar tudo que foi abordado.

Claro que enviamos todo o material como homework, ou seja, a preparação para o gran finale, que é o workshop de validação.

Iniciamos com dinâmicas de afinidades com todas ideias geradas para encontrar cada vez mais os aspectos que mais se assemelham. Nesta etapa, utilizamos o Mural como forma de interação de Design Thinking com o time de líderes.

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Nas afinidades chegamos ao consenso dos principais aspectos, ou “pilares” da estratégia da empresa para os próximos anos. Esse é um dos momentos mais importantes de todo o projeto. Afinal, já pensou chegar no final e ver que nem todos estão de acordo? É por isso que as etapas são co-criadas, ou seja, é muita colaboração, participação, empenho, dedicação, empatia que exercitamos.

No final, o “de acordo” vem facilmente e compreendido por todos.

Ah, e também fizemos uma rodada de storytelling com direito a pitch da narrativa pelos grupos criados. Cada grupo definiu um protagonista, a situação atual que se encontrava, o momento de transformação (gatilho), o uso das soluções, momento uau (clímax), benefícios da solução e os impactos de longo prazo. Esta atividade foi elaborada usando a metodologia da “pirâmide de Freytag”, assista e entenda:

O objetivo desta narrativa foi de validar os aspectos / pilares que geramos na afinidade. Ao final,tudo deu certo e os participantes realmente entenderam que a estratégia está alinhada com as necessidades do chão de fábrica, parceiros e clientes.

Agora, imagina quando um colaborador da empresa se deparar com o resultado desse trabalho,, o que ele vai dizer? Vai ser bem assim: “Tá vendo aquele planejamento ali? Eu ajudei a construir e vou trabalhar com estratégia para superar as expectativas”. Isso se resume em uma única palavra: pertencimento. 

Ou seja, fizemos um planejamento estratégico de forma inovadora, mais humanizado, por meio de processos de cocriação, envolvendo as pessoas ativamente. Esse formato potencializa os objetivos da organização, atua direto na cultura da inovação e cria condições para a organização ser mais inovadora de forma perene. Afinal, é um plano construído por várias pessoas e para pessoas.