Já falamos aqui em nosso blog sobre a importância de promover a cultura da inovação nas empresas. Mas para ela ser eficiente existe outro ponto importante. É a cultura da comunicação em equipe: como melhorar precisa ser um objetivo constante quando falamos em inovação. 

Seja em projetos internos e com parceiros de negócios, quando uma empresa tem em mente a promoção de cultura de inovação, ela precisa de uma nova perspectiva de comunicação. Acima de tudo, porque isso possibilita uma gestão do conhecimento entre as equipes, alinhamento e troca de informações. 

Pense comigo. Muitas vezes as equipes estão divididas em silos corporativos, e ter um meio de uni-las (nem que seja por uma reunião semanal de compartilhamento de conquistas e dores) pode trazer novas soluções. 

Respiro para o cérebro 

Aliás, esse compartilhamento de informações institui uma comunicação mais clara e transparente. Se durante a semana inteira um time respirou um único cliente, projeto ou serviço, esse contato com outras pessoas e KPIs é um momento para dar um respiro ao cérebro, refrescar as ideias e respirar novos conhecimentos. 

Inclusive, essa é uma forma de melhorar o clima organizacional, já que os colaboradores passam a ter conhecimento mais amplo do trabalho de seus colegas e sabem, efetivamente, o que está acontecendo em outras frentes da empresa. É um estímulo para reforçar o pensamento de vestir a camisa e trabalhar em equipe. Sobretudo, fortalece a cultura da inovação e da busca por soluções criativas. 

Armadilhas que prejudicam a comunicação em equipe 

Se por um lado a comunicação entre equipes é capaz de derrubar barreiras, por outro é fundamental as próprias equipes de um mesmo projeto estarem internamente alinhadas. Isso faz a diferença, afinal, você e seu cliente ou outros stakeholders que trabalham juntos formam uma parceria e precisam que a comunicação em equipe funcione entre seus times. 

É mais comum do que parece um gerente de projetos conversar por WhatsApp ou telefone com um cliente, por exemplo, tomarem decisões e esquecerem ou simplesmente não comunicarem ao restante da equipe. Eu mesmo já cai nessa armadilha. E é por isso que nós da Haze Shift temos, por hábito e por regra, fazer uma rápida daily, uma reunião de status semanal com o cliente e o uso do Slack diariamente para evitar conversas one on one. 

Remote first: como fazer isso à distância?  

Pode parecer o oposto, mas eu percebi que muitas vezes a distância pode favorecer o alinhamento da comunicação em equipe e as decisões estratégicas com o conceito remote first. Você pode estar se perguntando como fazemos esse compartilhamento. Por e-mail? Por Telegram, WhatsApp? 

Sinceramente, aqui eu preciso reforçar a importância de que toda a empresa adote uma ferramenta com recursos capazes de dividir equipes em grupos virtuais e ofereça recursos para compartilhar documentos, postagens, áudios, conferências em vídeo e até mesmo pequenos vídeos. 

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Nós aqui na Haze Shift, por exemplo, utilizamos o Slack e, inclusive, compartilhamos a ferramenta com nossos clientes em nossos projetos. Nessa ferramenta o cliente fica em contato direto com o time inteiro do projeto, com a proposta de não haver hierarquias já que estamos todos juntos no projeto. A menos que seja uma emergência, tentamos concentrar todos os pedidos por meio do Slack. 

Nesse sentido, perceba: concentrar as informações do projeto em uma única ferramenta é uma forma de diminuir os ruídos de comunicação. Além disso, reduz as armadilhas de utilizar várias plataformas de contato (como mencionei acima), o que pode deixar a informação dispersa e perdida. Isso evita desencontros de informação, refações e deixa todos os envolvidos alinhados. 

Como evitar a fadiga do Zoom, do Slack ou Teams 

À primeira vista, o mundo com um Slack, um Teams ou outra ferramenta pode parecer ideal para a comunicação em equipe. Realmente, eu julgo isso como indispensável atualmente. Mas muitas vezes existe fadiga do uso. Porém, existem meios para evitar o estresse da comunicação em equipe: em primeiro lugar, a não obrigatoriedade de, digamos, morar dentro dessas ferramentas. Ou seja, estabelecer regras. 

Para ficar em um exemplo interno, nós aqui na Haze Shift tínhamos uma videoconferência diária com nossos – até então – cerca de 18 colaboradores, às 9h. Se por um lado era uma oportunidade de reunir o time remotamente para um bate-papo e ouvir ideias de outros projetos, dando o que chamei acima de respiro para o cérebro, percebemos que os times cansaram de fazer isso diariamente. Precisávamos mudar a estratégia. 

Passamos, então, a fazer uma sessão mais curta apenas por áudio, deixando as pessoas livres para falar no aplicativo Slack via celular, enquanto tomavam café, iam à padaria. Isso foi uma questão de humanização. Aliás, isso ajuda a evitar o que ficou conhecido como a fadiga do Zoom, uma analogia à ferramenta de videoconferências devido ao cansaço mental pelo excesso de reuniões online. 

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Além disso, quem disse que é preciso responder imediatamente? Em nossos projetos, para evitar reuniões, áudios e vídeos são bem vindos ao serem postados nos grupos de trabalho no Slack, a fim de evitar reuniões não urgentes. As pessoas têm 24 horas para visualizar e responder, e criam uma conversa a partir disso na própria ferramenta, criando uma thread. Claro que isso não elimina a necessidade de reuniões essenciais, mas ajuda bastante na organização do tempo. 

Design estratégico, inovação e comunicação em equipe 

Entretanto, além de utilizar ferramentas assertivas como o Slack, ferramentas do design estratégico podem colaborar para destravar a comunicação em equipe. Um workshop de design, por exemplo, pode extrair objetivos, visão, identidade de uma equipe, área ou organização como um todo. Mas também pode identificar as principais dores que uma organização está enfrentando. 

Nós da Haze Shift identificamos isso em um projeto com uma cooperativa de trabalho médico. Em um workshop de design estratégico, identificamos que uma das principais dores era o relacionamento com os médicos cooperados. E a comunicação em equipe, aqui representada por gestores com médicos, era central para derrubar barreiras. 

Por isso, uma sequência de workshops auxiliou a identificar meios de melhorar tanto o fluxo de informações que iriam para os médicos cooperados quanto identificar necessidades que poderiam aprimorar o relacionamento, como ferramentas e soluções inovadoras.  

Vou dar mais um exemplo, esse do projeto de co-criação do planejamento estratégico da Volvo com Stakeholders. Em parceria com a Volvo Market Logistics South America (Volvo SML SA), nós da Haze Shift facilitamos a construção de um projeto inédito para definição plano estratégico da empresa nos próximos quatro anos. O grande diferencial foi que, ao invés de o plano ser definido apenas pelo corpo executivo, contou com a co-criação de colaboradores de diferentes níveis do negócio. 

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Nesse sentido, a comunicação foi fundamental. Fizemos entrevistas com colaboradores a fim de praticar a escuta ativa, por meio do método Hoshin Kanri. Eu convidei o nosso consultor associado Junior Chapim para explicar como funciona e como isso ajuda a potencializar a comunicação em equipes: 

Nesse método, existe o processo de CatchBall. Ou seja, você precisa escutar todo o time abaixo de você. Essas comunicações com a equipe ajudam para montar todos os objetivos e estratégias do ano ou dos próximos anos. São conversas em que você “joga a bola e ela volta”. Esse é o catchball. Nesse processo, a comunicação é fundamental porque cria senso de pertencimento e de colaboração, onde você tem confiança no pessoal do seu time para que juntos seja possível construir os objetivos e estratégias. 

Junior Chapim, consultor associado 

Leia também: Como gerenciar o planejamento estratégico das organizações por meio da implantação do Hoshin Kanri

Quer ser ainda mais criativo? Nós da Haze Shift criamos na ferramenta do Mural.Co uma retrospectiva do último trimestre de 2021, onde as pessoas responderam a partir de post-its questões como: 

• Quais foram nossos superpoderes no trimestre; 
• Quem foram nossos inimigos e desafios? 
• Quais serão nossas próximas batalhas e como podemos nos preparar? 

As pessoas poderiam selecionar três respostas por pergunta nos post-its lá presentes, ou criar um novo post-it. 

Veja só um pedacinho dessa ideia de design estratégico, além de trazer senso de pertencimento, serviu como baliza para aprimorar nossos objetivos estratégicos para o início de 2022: 

Como começar essa comunicação em equipe: dicas 

Olha, uma boa maneira para promover a cultura da inovação e destravar a comunicação pode ser por meio da Teoria U. Afinal, ela ajuda a suspender ações do passado, dar um novo direcionamento às ações e sentir o ambiente em que estamos inseridos. Após esse reconhecimento, será a hora de se conectar a uma nova comunicação em equipe: confira a imagem. 

Ficará bem mais claro se você clicar neste link e ler este meu artigo sobre o Teoria U; fica o convite. 

Além disso, eu posso dizer que também existem outros meios capazes de potencializar a comunicação em equipe: comunidades de prática,  projetos focados em criatividade nas restrições, projetos que apostam em metodologias ágeis para redirecionar tanto o próprio projeto quanto a própria a comunicação, entre outros. 

Então, qual é a melhor solução para sua empresa cultivar a cultura da inovação e ter uma melhor comunicação em equipe? Certamente, precisamos fazer um diagnóstico. É por isso que eu faço o convite para você deixar aqui sua dúvida ou mesmo escrever para nós neste link. Fique à vontade!