Você está numa empresa que busca por inovações e chega aquela hora de fazer a gestão de um projeto inovador. Vamos começar! Mas qual é a melhor metodologia para gerenciar essa iniciativa de inovação?  Devo usar uma metodologia ágil, ou mais tradicional? Ou usar a metodologia de gestão de projetos que toda a empresa usa?

Primeiramente, vamos recapitular rapidamente o que significa uma metodologia tradicional, mas que deve ser evitada em um ambiente de incertezas, como projetos de inovação, por exemplo. Um projeto tradicional é aquele que possui um ambiente de imprevisibilidade baixo e já com um business case validado. 

Nesses casos, podemos citar os grandes empreendimentos, mas também projetos com alta regulação e compliance, onde as restrições estão dadas e as mudanças precisam ser evitadas.

Mas voltamos ao seu caso, que deseja iniciar um projeto de inovação na sua empresa, e não sabe qual metodologia utilizar. Dado o cenário de inovação onde você está, de incerteza e imprevisibilidade, as mudanças são uma constante. Abraçá-las – não raro – resulta em projetos de qualidade superior ao esperado inicialmente. E é exatamente disso que se trata o conceito de metodologia ágil: é um ambiente de flexibilidade, que abraça e aceita mudanças de rotas.

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Agora que já sabemos diferenciar projetos tradicionais de ágeis, vamos conhecer os princípios por trás dessas propostas. Talvez você já tenha visto por aí nomes como Scrum, Lean, Kanban e Smart, que são metodologias ágeis com variantes próprias. Mas todos têm em comum a maior interação humana do que documentação, maior colaboração do que negociação, identificação rápida de problemas para redução de riscos e entregas em etapas. Entenda:

Inovação e metodologia ágil: princípios

Para muitos, esse tipo de projeto ainda soa estranho, mas ele já tem duas décadas. Para ser mais preciso, o Manifesto para Desenvolvimento Agile de Software foi criado em 2001, nos Estados Unidos por um grupo de 17 pessoas representando diferentes organizações de programação e desenvolvimento de softwares.  

Esse pessoal redigiu e assinou 12 princípios que acabaram sendo abraçados por diferentes áreas, não apenas da área tecnológica. Aqui na Haze Shift fizemos uma adaptação própria de como colocar isso em prática em um projeto de inovação e metodologia ágil:

1. A prioridade é satisfazer o cliente com valor agregado;
2. Flexibilidade para mudanças em requisitos são bem-vindas, mesmo no meio do projeto;
3. Entregas contínuas com protótipos frequentes baseados no design estratégico;
4. Executivos e equipe de execução trabalham lado a lado, em conjunto, numa linha horizontal de contato;
5. A motivação da equipe e a construção de um ambiente de confiança mútua são prioridades;
6. A melhor forma de transmitir informações e conhecimentos são por interações face a face em reuniões diárias de 15 minutos para acompanhamento;
7. O progresso é medido conforme as entregas são bem-sucedidas;
8. Processos ágeis de inovação promovem desenvolvimento sustentável, com entregas num ritmo constante;
9. Excelência técnica e um bom design thinking fazem parte da rotina da metodologia ágil;
10. É preciso adotar a simplicidade da execução de processos sem perder a qualidade para reduzir retrabalho e otimizar o tempo de todos os envolvidos;
11. As equipes precisam ser autogerenciáveis: cada um sabe o que precisa fazer e corresponde às expectativas com entregas de alta qualidade;
12. De tempos em tempos, a equipe precisa refletir como pode se tornar ainda mais eficaz, ágil e inovadora.

Cultura da inovação em busca de agilidade

Como consultor de inovação e transformação digital, vejo muita gente que acredita utilizar modelos ágeis pelo fato de disporem de ferramentas que melhoraram a produtividade, como o Trello, que oferece visão ampla e acompanhamento de equipes. Contudo, essas mesmas pessoas resistem à mudança e pressionam colaboradores para cumprir à risca a documentação inicial, evitando alterações. Nesses casos, sinto informar que isso não segue corretamente aos princípios e conceito de metodologia ágil: inovação se faz com revisão constante.

Nesse sentido, é importante observar a aderência de sua companhia com os princípios acima. Eu diria que esse é o passo zero. Isto é uma autorreflexão necessária: verifique o perfil da sua empresa, da sua equipe e de você mesmo. Caso contrário, isso é grande problema? Não, longe disso. Enxergue como uma oportunidade para obter parcerias como nós da Haze Shift para dar os primeiros passos para implementar a cultura de inovação na sua empresa.

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Além disso, há dois passos que são essenciais para colocar em prática o conceito de metodologia ágil:

Passo 1. Pense nos papéis de cada um em sua equipe no projeto que será executado pensando nessa metodologia. Quem vai cuidar do que? Todos vão colaborar uns com os outros, mas todos terão responsabilidades únicas para o sucesso coletivo.

Passo 2. Existem cerimônias importantes que impulsionam a agilidade, confira: 

• O primeiro é, em resumo, um pré-estudo das interações de empatia com o cliente, com seu contexto, dores e ganhos que o cliente espera ter.
• O segundo é um backlog, ou seja, uma lista de itens de alto impacto para o cliente e que atuam na geração de valor para o cliente. 
• O backlog antecipa a terceira e a quarta cerimônias: o Sprint Planning e o Review (Revisão) de Sprint, que veremos na sequência. 
• A quinta cerimônia é um compromisso diário chamado Daily Meet, ou seja, uma reunião de 15 minutos (curtíssima mesmo) para acompanhamento do projeto, apontamento de necessidades e colaboração entre a equipe.

Inovação e metodologia ágil: o que é um sprint

Chegou a hora da execução. Portanto, vamos traduzir o que é Sprint: são entregas frequentes, realizadas em etapas curtas. Geralmente, existe um objetivo para entregar um processo ou mesmo um protótipo em um período de uma ou duas semanas. Algumas empresas chegam a fazer sprints de até quatro semanas.

Em meu período como consultor, observei que uma semana é pouco e quatro é muito. Minha recomendação pessoal é trabalhar com um período de duas semanas – mas lembre que isso é flexível, como a própria metodologia. Em projetos de inovação e metodologia ágil, é possível definir um número aproximado de sprints, mas nunca é possível cravar um número – senão você estará indo na contramão das metodologias ágeis.

Antes de colocar a mão na massa, os líderes do projeto definem em colaboração com a equipe os requisitos ou entregáveis da etapa, ou seja, cada sprint observa seu próprio backlog. Isso é, basicamente, o Sprint Planning, ou seja, Planejamento do Sprint. Aqui observamos a capacidade de execução com base na estimativa de trabalho da equipe.

Uma vez que o tempo previsto do sprint se esgota, ocorre a Review Sprint do time do projeto e dos stakeholders do projeto. Demonstrar os resultados, discutir melhores práticas com os stakeholders e avaliar o backlog são pontos fundamentais.

Nesse ponto, também temos a Retrospective Review – que é uma sessão com o time do projeto para entendermos e aprender mais uns com os outros. Observamos o que fizemos bem, o que aprendemos e também formas de melhorar para o próximo sprint. Tudo isso faz parte das entregas dessa cerimônia, com o objetivo de cumprir os requisitos da etapa. Isto é a flexibilidade e os princípios ágeis colocados em prática!

Acaba por aí? Nada disso. Ao final de cada sprint, há uma série de aprendizados. Desde o insucesso ao sucesso. Sempre é preciso ter aqui o chamado foco no cliente, e insistir para obter feedbacks para ajustes necessários no produto, serviço ou processos que está em desenvolvimento. Essa melhoria ciclo a ciclo gera o chamado valor agregado e mantém o chamado foco no cliente. 

Como começar na sua empresa?

Nós da Haze Shift apresentamos projetos de inovação aberta, transformação digital e design estratégico tomando a metodologia ágil como prioridade. Sim, nós usamos um método específico, mas basicamente seguimos um pouco do roteiro acima tanto com nossos clientes como em nossos projetos internos.

Você gostaria de adotar esse modelo ou, pelo menos, fazer um teste? Então lembre-se que nós da Haze Shift podemos oferecer treinamento, workshop e implantação de papéis de metodologia ágil. E pode ter certeza de algo: como metodologia ágil e inovação pregam a colaboração, certamente sua empresa irá absorver conhecimentos duradouros para aplicar em novos projetos.