Quando eu penso em change management, em bom português, gerenciamento de mudanças, logo lembro de uma citação da executiva Frances Hesselbein: 

“A cultura não muda porque desejamos mudá-la. A cultura muda quando a organização é transformada – a cultura reflete as realidades das pessoas que trabalham juntas todos os dias.”  

Com isso em mente, é importante refletir que o gerenciamento de mudanças abrange pequenas e grandes mudanças. Por isso, é preciso pensar em como cada uma delas afetará seus colaboradores e procedimentos corporativos impactados ao fazer essas mudanças. 

Nesse sentido, neste artigo abordamos alguns dos aspectos mais importantes do change management. Isso inclui como identificar áreas que precisam de melhorias e por onde começar seu projeto. Afinal, essa gestão pode ser desafiadora, mas há etapas que você pode seguir para torná-lo mais fácil. 

Vamos direto ao ponto: O que é gerenciamento de mudanças? Como o gerenciamento de mudanças funciona? Por que a gestão de mudanças é importante para o seu negócio? O processo de gerenciamento de mudanças Como implementar a gestão da mudança na sua empresa?

Então precisamos entender: O que é gerenciamento de mudanças: change management

O termo gerenciamento de mudanças ou change management ganhou popularidade nos últimos anos, à medida que as organizações se tornam mais conscientes da necessidade de gerenciar as mudanças com eficiência. 

Esse é um processo que ajuda as organizações a mudar rotas de maneira eficiente e eficaz. Envolve várias etapas, incluindo planejamento e comunicação.

É um processo que ajuda companhias e colaboradores a se prepararem em diferentes aspectos, como a integração de novas tecnologias nos negócios até a alterações na forma como as equipes trabalham, derrubando silos, por exemplo. 

Portanto, change management é um passo importante porque permite:

•  identificar áreas que precisam de melhorias e determinar como prosseguir com projetos;
•  Treinamento e coaching, que são importantes para que as pessoas participem da mudança;
• Ajudar as pessoas a entender por que uma mudança é necessária e como elas se beneficiam disso.

Como o gerenciamento de mudanças ou change management  funciona?

Embora o gerenciamento de mudanças seja interminável (já que as pessoas e as próprias organizações estão sempre em evolução constante), muitas empresas o tratam como uma atividade única que acontece no início de grandes iniciativas ou projetos. A verdade é que toda vez que sua equipe faz mudanças — sejam elas estratégicas ou táticas — você deve ter processos implementados para ajudar a gerenciar essas mudanças ao longo de seu ciclo de vida, para que elas possam fluir de uma forma mais orgânica e que possam ter perenidade. 

Você não pode decidir um dia que tudo será diferente amanhã. E como nem na natureza as coisas se transformam de um dia para o outro e tudo tem o seu tempo, entenda que é preciso que a comunicação seja contínua entre todos os envolvidos para que essas decisões perdurem em qualquer período de transição.

Portanto, você que tem experiência em gestão deve estar imaginando que é fundamental ter um processo de gerenciamento de mudanças para qualquer iniciativa de grande escala que esteja sendo implementada em sua organização. Isso inclui mudanças na estratégia de negócios, melhorias de processos, desenvolvimento de produtos e muitas outras iniciativas conforme a natureza do seu negócio. 

E agora você está se perguntando se sua empresa está pronta para lidar com todas as mudanças de uma vez. Voltando novamente para como as coisas acontecem num meio ambiente natural, vá com calma, mas é importante que todos entendam como seu trabalho se encaixa no quadro geral, especialmente quando as coisas estão mudando rapidamente.

Por que a gestão de mudanças é importante para o seu negócio?

O gerenciamento de mudanças é importante para o seu negócio porque ajuda a empresa a se adaptar às mudanças que estão acontecendo ao seu redor. 

Sem querer ser repetitivo, mas há pouco tempo um importante fator de mudança levou muitas empresas a se transformarem: a pandemia de coronavírus. Muitas empresas adotaram trabalho remoto durante a pandemia e a prática continuou tanto que hoje se tornaram remote first. E vem mais por aí: já deixe no seu radar a chegada da tecnologia 5G. 

O 5G abre muitas oportunidades de inovação nos negócios, principalmente nas áreas de indústria extrativista, manufatureira, agronegócio, logística e transporte de cargas. E com isso empresas como Vivo, Claro e TIM estão se estruturando rapidamente para todas essas mudanças e oportunidades.

Esse gerenciamento de mudanças é importante porque ajuda seu negócio a se adaptar e ser mais ágil e flexível, o que significa que ela pode tomar decisões rápidas com base em novas informações. 

Isso também ajuda a empresa a ser mais eficiente porque é capaz de usar os recursos da maneira mais adequada. 

Mesmo que o 5G ainda vai chegar, um processo de fusão e aquisição pode acontecer em várias organizações a qualquer tempo e muitas vezes podem levar a conflitos internos entre os colaboradores que agora trabalham em estruturas diferentes das anteriores. 

Aqui estão algumas situações comuns que exigem gerenciamento de mudanças:

• Uma empresa passou por uma fusão ou aquisição e os colaboradores estão preocupados com seus empregos;
• Novas pessoas foram contratadas para cargos de liderança que não entendem a cultura da sua organização;
• Você mudou a maneira como os clientes interagem com sua empresa (por exemplo, se você estiver migrando de chamadas de vendas presenciais para bate-papo online).

Por fim, o gerenciamento de mudanças torna sua organização mais eficaz usando recursos com eficiência e fazendo escolhas inteligentes sobre como gastar dinheiro em projetos ou iniciativas (como novas contratações, por exemplo). 

Vemos o caso da empresa Magalu que possui como pilares principais a autonomia, foco no cliente, agilidade nas decisões, comunicação e metas claras. Principalmente no momento mais delicado da pandemia, a empresa soube trabalhar bem suas estratégias no digital e inovar em produtos e serviços. 

O processo de gerenciamento de mudanças: change management

A gestão da mudança é um processo. Não é algo que você faz uma vez e pronto. Ou seja, o change management é uma série de etapas pelas quais você passa repetidamente até que os resultados desejados sejam alcançados. 

Para isso, temos algumas etapas principais:

• Etapa de Planejamento (como implementar a mudança): o primeiro passo é definir um plano estratégico. Isto inclui a definição de metas para o projeto, a criação de um cronograma para os projetos, a identificação de como ela será implementada, como por meio de treinamento ou soluções de tecnologia.
• Etapa de Comunicação com os stakeholders internos e externos (as partes interessadas incluem colaboradores, clientes e fornecedores): o que mudará e como isso pode afetá-las. A comunicação deve ser contínua durante todo o processo para evitarmos surpresas no final de tudo!

 Você pode fazer isso realizando reuniões, enviando e-mails ou postando um aviso na intranet da empresa. Isso evitará que os colaboradores se sintam surpreendidos quando souberem das mudanças, inclusive uma boa comunicação poderia até gerar um senso de pertencimento que sempre é benéfica em processos de mudança. Veja, por exemplo, como fizemos isso neste case da Volvo: 

Co-criação do Planejamento Estratégico da Volvo com Stakeholders

Aliás, isso é um bom momento para refletir: quem compõe o público-alvo da sua mensagem? São os colaboradores da sua área ou de outros departamentos que serão afetados pelas mudanças que você está fazendo? 

Se você não puder responder a essas perguntas, comece identificando todas as partes interessadas afetadas pela mudança e, em seguida, decida quais grupos precisam ouvir você primeiro.

• Etapa de Lançamento do plano: inclui avaliar se existem obstáculos imprevistos que podem exigir mais gerenciamento de mudanças (como quando os colaboradores resistem à mudança). 
• Etapa de Monitoramento: medição e avaliação dos resultados da mudança para garantir que ela esteja no caminho certo para alcançar os resultados desejados.
• Etapa de reflexão e ajustes: após a verificação dos resultados, você precisa potencializar as ações que estão dando certo e ajustar a rota ou pivotar as ações que não tiveram efeito. 
• Etapa de encerramento do projeto: Iniciamos a desmobilização gradual da equipe de projeto, reconhecemos as conquistas e metas atingidas (individuais e coletivas), montamos o mapa de lições aprendidas e asseguramos a manutenção do projeto na fase pós-projeto.

Muito importante dentro de todo esse processo é ouvir as pessoas através de uma escuta ativa, pois ela ajuda no entendimento, cria um bom relacionamento, maior empatia e networking. Em todas as etapas informadas acima, é preciso criar esses momentos de interação.

Como implementar a gestão da mudança na sua empresa?

Em todos os projetos de consultoria de inovação que nós da Haze Shift fazemos, temos que preparar, desde o início do projeto, um plano conjunto unindo a parte técnica e a de gerenciamento da mudança. Afinal, sempre haverá o envolvimento do planejamento estratégico, cultura de inovação, cultura organizacional e design organizacional.

Em um projeto que realizamos com a Volvo SML, tivemos o desafio de co-criar a visão estratégica da empresa para os próximos anos utilizando o planejamento estratégico feito por pessoas para pessoas. Isso significa que vários colaboradores, de diversos departamentos foram envolvidos, e não apenas diretores. Nesse sentido, o planejamento esteve muito focado em uma comunicação forte, aberta a todos os colaboradores e, principalmente, com muita clareza de visão de futuro. 

Veja o case completo: Co-criação do Planejamento Estratégico da Volvo com Stakeholders

Agora vou explicar um pouco sobre como fazemos esses projetos em parceria com nossos clientes. 

Começamos os projetos realizando a etapa de ouvir. Antes disso, elaboramos o mapa de stakeholders e organizamos as entrevistas qualitativas. Dentre todas as perguntas e avaliações, precisamos também ouvir o que não foi dito. Isso significa que é preciso ir além da entrevista e das pesquisas, e observar o modelo de comunicação entre os próprios colaboradores, para potencialmente identificar barreiras ou impedimentos para a boa aplicação do projeto.

Muito importante também nessa análise é consolidar, ou seja, elaborar um relatório que exprime não só a visão individual, mas também o coletivo, ou seja, o que move a organização.

A próxima etapa é a ressignificação onde alinhamos os pensamentos individuais para o coletivo. Essa convergência é essencial para darmos o próximo passo na implementação do projeto.

Veja também: Teoria U para ressignificação

Com a equipe alinhada, iniciamos as etapas de construção com as equipes e damos continuidade as etapas informadas no processo de gerenciamento de mudanças acima.

Para finalizar, uma reflexão 

A gestão da mudança ou change management é um conceito importante para as empresas entenderem. Afinal, mudanças são inevitáveis. Se você não tiver um plano para lidar com a mudança, sua organização será menos eficiente e eficaz do que poderia ser. 

A chave aqui não é apenas entender como funciona o gerenciamento de mudanças, mas também implementá-lo em sua empresa ou organização. Ao seguir essas etapas e orientar outras pessoas no processo de fazer mudanças, você pode criar um ambiente em que todos se sintam à vontade para trabalhar juntos em direção a um objetivo comum – que esteja alinhado com o que todos desejam da vida também!

Quando pensamos em mudança, muitas vezes pensamos nisso como algo negativo. É verdade que a mudança pode ser difícil para nós, humanos, aceitarmos, mas também pode ser uma coisa boa se aprendermos a gerenciar a mudança de forma eficaz. 

A chave não é apenas entender como funciona a gestão de mudanças, mas também inseri-la em sua empresa ou organização e seguir cada etapa o ajudará a fazer exatamente isso!

Se quiser implementar algo novo em sua empresa, primeiro vamos conversar e nos preparar para fazer um diagnóstico de inovação em sua empresa. Esse é um passo importante para saber o quão madura está a companhia e terá a luz necessária para saber por onde implementar as mudanças em sua organização.