Hackathon, Ideathon, maratonas, jams. Todos esses são exemplos de desafios de inovação aberta: hackathons, afinal trazem pessoas de pensamentos diferentes para dentro das organizações, empresas, universidades e as comunidades.

Vale lembrar: a proposta da inovação aberta é justamente trazer para dentro da organização conhecimentos externos para inovar. Eu mesmo já estive em vários desses desafios de inovação aberta como participante, facilitador, mentor ou organizador, e vi na prática como um hackathon ou ideathon pode conectar várias pontas do ecossistema, ou seja, envolvem uma grande gama de stakeholders.

Leia em detalhes: o que é inovação aberta

Por exemplo, mentores podem ser internos ou externos. Ao mesmo tempo, jurados podem trazer pessoas da comunidade no entorno e os participantes podem ser colaboradores, estudantes e até mesmo startups já em operação no mercado. Vamos deixar isso mais claro?

Clique e vá direto ao ponto:

Quem são os personagens desses desafios?  

A transformação digital desses eventos em tempos de pandemia

Os objetivos e a conexão com o design estratégico

Coloque em prática as 5 verticais do sucesso dos hackathons

Conheça os benefícios e o que podemos fazer por você

O que é hackathon, desafios de inovação aberta ou como você queira chamar…

Quando uma empresa, município ou até mesmo uma comunidade busca resolver um problema de maneira dinâmica, desafios de inovação aberta são uma ótima alternativa. O nome mais conhecido para esses eventos é Hackathon: sabe o que isso significa? 

A palavra hackathon surgiu a partir da junção de duas palavras originadas do inglês. A primeira é Hack, que tem diversas traduções (entenda neste link e aprenda a hackear a cultura de sua empresa). Já a palavra Thon vem de marathon, ou seja, maratona. Inicialmente, os hackathons duravam um fim de semana e, como eram focados na entrega de projetos de software ou alguma outra solução tecnológica, tinham maior participação de programadores, designers e outros profissionais de tecnologia. 

Contudo, essas maratonas cooperativas de resolução de problemas complexos também passaram a ser utilizadas para a criação de outros projetos, que não precisam necessariamente estar ligados às áreas de tecnologia. Por isso, também podem ser chamados de ideathons ou jams, por exemplo.

Bons exemplos não faltam Maior grupo de comunicação do Paraná, a Grpcom criou o Social Hackacom, maior hackathon da área de comunicação do estado. O evento desafia estudantes e profissionais das áreas de comunicação, tecnologia, criação e marketing digital a formularem propostas de apoio tecnológico e de comunicação para organizações sociais. Nós da Haze Shift somos parceiros do Social Hackacom com o licenciamento da tecnologia utilizada para a gestão de projetos nesse evento, a TAIKAI, e com apoio ao Parque Tecnológico de Itaipu – parceiro do Instituto Grpcom – para a adequação/configuração ao sistema operacional. Já a Comissão de Inovação e Gestão da OAB Paraná, por exemplo, lançou o Hackathonhackathon da OAB-PR, para advogados, desenvolvedores, designers e especialistas em marketing criarem de soluções tecnológicas que facilitem o trabalho dos advogados. Já a OAB nacional promove o Global Legal Hackathon em nosso país, que classifica equipes para um desafio global com o mesmo nome.

Lista de presença: quais são os personagens de um bom hackathon?

Em eventos como esses, os participantes têm a oportunidade de desenvolver soluções inovadoras com a colaboração de pessoas com expertises diferentes e, ao mesmo tempo, concorrer a diversos prêmios e fazer networking. Basicamente, esses são os personagens de um desafio de inovação aberta, seja ideathon ou hackathon:

• Participantes: quem irá encarar o desafio;
• Mentores: especialistas que oferecem consultoria para as equipes. Podem ser colaboradores da empresa/organização que está promovendo o desafio ou convidados externos;
• Tutores: fazem o acompanhamento de uma ou mais equipes, verificando necessidades. Também podem ser colaboradores ou convidados externos;
• Avaliadores/Jurados: pessoas convidadas para julgarem os resultados dos projetos desenvolvidos pelas equipes. Uma boa estratégia é convidar stakeholders que possam visualizar melhor os impactos dos projetos apresentados;
• Facilitadores: é quem conduz o jogo, explica as regras e determina o tempo/dias para a finalização de cada etapa;
• Equipe técnica de apoio, especialmente para ferramentas digitais.

Hackathons ou desafios de inovação aberta em tempos de pandemia

Quando foram criados, inicialmente, muitos hackathons eram eventos de um fim de semana, programados para durar 48 ou 72 horas. Mas esse conceito passou a mudar, ainda antes da pandemia de coronavírus. Em um (dos vários) modelos, os organizadores passaram a organizar maratonas de um fim de semana, com continuidade nos dias seguintes para apresentação de checkpoints durante o meio da semana, com uma nova maratona para finalização no fim de semana seguinte.

 Com a chegada da pandemia, esses desafios de inovação aberta migraram para o mundo online. Como não poderia ser diferente, a simples migração do modelo presencial para o digital seria inviável. Para dar certo e atingir seus objetivos, a transformação digital dos desafios de inovação aberta online precisa contar com boas ferramentas para os participantes.

Há excelentes meios para proporcionar essa experiência aos participantes. A plataforma portuguesa TAIKAI, da qual somos parceiros de distribuição no Brasil, é um excelente exemplo de gestão de desafios de inovação aberta, pois faz toda a gestão da competição.

Com uma comunidade de mais de 30 mil inovadores (entre programadores, empreendedores e estudantes) de todo o mundo, a plataforma disponibiliza campos de formação de equipes, de consolidação e apresentação de projetos e até mesmo uma moeda digital chamada KAI. Os participantes dos desafios recebem KAIs por seus projetos como forma de pontuação, e podem até mesmo trocar KAIs por produtos no marketplace da TAIKAI. Quem participa de mais de um desafio na plataforma da TAIKAI, pode acumular ainda mais KAIs.

Os objetivos de um hackathon e o design estratégico

 Ao aproveitar modelo de inovação aberta e trazer pessoas de pensamentos diferentes para dentro das organizações, empresas, universidades e as comunidades, hackathons, ideathons podem estar ancorados em diversas finalidades. Confira quais podem ser os objetivos de um hackathon:

• Gerar novas ideias ou startups;
• Promover maratonas de pitches;
• Criar desafios voltados para contratar pessoas ou mesmo criar um pipeline de talentos, ou seja, criar um banco de talentos;
• Fazer negócios e parcerias com startups já em operação no mercado;
• Ampliar o relacionamento, investir ou adquirir startups;
• Promover a construção de mais cultura ágil e de troca de aprendizados;
• Criar um pipeline de novos serviços.

Além de tudo, eu pessoalmente gosto de observar como o Design Thinking se tornou uma ótima abordagem a ser seguida nos hackathons. Quando há um processo de descoberta e definição de  problema, ideação, validação de propostas e prototipação, e  às vezes até mesmo testagem em desafios de inovação aberta, o evento abrange as cinco categorias do design estratégico. Interessante, não acha?

As 5 verticais do sucesso  

Ao longo de minha experiência como facilitador e coordenador de desafios de inovação aberta, percebi que o sucesso dos eventos depende da antecipação de problemas que podem gerar dificuldades. Em outras palavras, assim como precisamos antecipar riscos nas empresas, o mesmo se aplica em desafios de inovação aberta: hackathons e ideathons devem, primeiramente, ter claras 5 verticais. Confira:

1. Trilha de conteúdo

Um bom desafio precisa ter um norte, ou seja, uma trilha de conteúdo clara. Por isso, organizadores e facilitadores precisam ilustrar detalhadamente as atividades a serem desenvolvidas, e os entregáveis de cada etapa.

Isso tudo começa antes da formação das equipes. Precisam ser equipes multidisciplinares ou não? Recomendo que sim. Como os desafios são realizados em um curto espaço de tempo e as equipes precisam performar nas entregas, cada membro da equipe deve ser responsável por uma parte do projeto.

Além disso, é importante deixar claro: as equipes precisam resolver um problema pré-determinado ou identificar um problema? Ao final, elas devem entregar um protótipo ou um modelo de negócios, a partir de um MPV – Produto Mínimo Viável?

2. Equipes envolvidas: dos participantes ao apoio técnico

Já mencionamos aqui que um bom desafio de inovação aberta deve ter mentores, tutores, avaliadores, facilitador e equipe de apoio. De acordo com o tema do hackathon ou ideathon, contudo, é preciso ficar muito atento aos perfis.

Para uma melhor conexão entre participantes, tutores e mentores, é importante que cada um saiba exatamente seu papel, e seus limites. Lembre-se também que os mentores estão lá para prestar consultoria. Então, conforme o desafio, é essencial que eles sejam de áreas multidisciplinares, como design, business, tecnologia da informação, entre outras.

Por exemplo, não vamos colocar um mentor desenvolvedor para falar sobre relacionamento com clientes. Isso, inclusive, mostra a importância de fazer a divisão exata do cronograma do desafio. Cada atividade prevista demanda a disponibilidade de um perfil de mentoria.

O mesmo vale para o júri do desafio. Contudo, além da multidisciplinaridade, aqui a diversidade de perfis e vivências também tem um grande valor para um julgamento justo. Você pode, por exemplo, convidar stakeholders da comunidade no entorno para ampliar ainda mais essa diversidade. Vale reforçar também a designação de responsáveis pelo apoio técnico no uso de ferramentas digitais, que são ainda mais importantes neste período de pandemia.

3. Cronograma (tempo)

Se o tempo não for conduzido pontualmente, tudo pode dar errado, e o objetivo final do desafio pode ser comprometido. Ao criar as regras do jogo, os organizadores precisam considerar o tempo necessário para cada etapa.

Nesse sentido, a falta de entendimento de tempo necessário para cada atividade pode fazer com que as atividades tenham baixo resultado. Por outro lado, o tempo adequado para o desenvolvimento de cada etapa resulta em melhores ideias e, consequentemente, em melhores entregas. Por exemplo: pouco tempo para realizar atividades de validação pode trazer falsas expectativas a respeito de um novo negócio. Esse é um dos motivos pelos quais eu gosto de seguir as abordagens de design thinking. 

4. Checkpoints

É importante a organização do desafio prever e estabelecer momentos de interação e apresentação para as equipes terem mais contato a tutores, mentores e facilitadores. Assim, é possível dimensionar se o desafio está sendo seguido conforme o planejado. Estabelecer esse ponto de contato é fundamental, inclusive, caso seja necessária a reorganização do tempo do hackathon/ideathon.

Aliás, além de contato permanente com as equipes, tutores e mentores também precisam estar em constante contato com os facilitadores, e trazendo atualizações. Assim podem ser feitas concessões caso uma atividade demande mais tempo em detrimento de outra. Muitas vezes, mesmo com planejamento prévio, a prática das atividades mostra que é preciso reavaliar algo. 

5. Ferramentas

Citamos há pouco sobre a importância de ter bons meios para adaptar desafios de inovação aberta do ambiente presencial para o virtual, garantindo a transformação digital apropriada. Isso é importante para todos os personagens que compõe o evento.

Acima de tudo, é preciso garantir ambientes colaborativos. Por isso, busque sempre uma plataforma ferramenta com uma boa vitrine de projetos, vitrine de perfil dos participantes e função de matchmaking, ou seja, um sistema que possibilite a conexão de pessoas que antes não se conheciam. A TAIKAI oferece tudo isso.

Ademais, também é importante disponibilizar aos participantes uma ferramenta de comunicação de equipes. Aqui posso recomendar três bem acessíveis: o Discord, que é intuitivo tanto para organizar salas de bate-papo de equipes e chamadas de voz e vídeo; o já popular Zoom; e o Slack.

Quais os benefícios do hackathon e como podemos ajudar

 Para finalizar esse texto, ainda quero listar os benefícios de um ideathon ou hackathon:

• Participantes: Aprendizado, gestão de tempo, organização, desenvolvimento de comunicação, desenvolvimento de habilidades em negócios, relacionamento.
• Equipe do desafio: Muito aprendizado em condução e facilitação de eventos e trabalho em equipe, jogo de cintura ao passar o conhecimento de forma não impositiva, relacionamento (networking) com todos os stakeholders, gestão de tempo, aplicação prática.
• Patrocinador/organizador do desafio: Aprendizado, relacionamento, identificação de talentos, inovação aberta, amplificação e difusão de conhecimento, conexão com o ecossistema e a realização do objetivo buscado.

 Você percebeu que a palavra aprendizado vale para todos os envolvidos? Eu, pessoalmente, aprendi muito em todos os eventos que participei e, sinceramente, espero ter compartilhado um pouco de minha vivência e contribuído na ampliação da sua visão para a importância desses desafios de inovação aberta.

Também aproveito a oportunidade para anunciar em primeira mão que estamos criando o Hackathon Academy, um espaço de aprendizagem para pessoas e organizações criarem, executarem e gerenciarem seus hackathons: clique aqui para saber mais.

Que tal, agora, compartilhar um pouco de sua vivência? Você pode fazer isso aqui mesmo nos comentários ou agendar uma conversa com nossa equipe para, juntos, montarmos um grande desafio de inovação aberta em sua organização.