Apostar em hackathons internos é uma das maneiras promissoras para promover a inovação nas empresas. Afinal, nos hackathons internos encontramos soluções para modelar a inovação, como novas ideias, novos produtos, ambiente de colaboração, empreendedorismo, desenvolvimento crítico e criatividade humana. 

Em outras palavras, um desafio de inovação assim acaba sendo praticamente um guia com instruções sobre como quebrar silos corporativos. Por isso, neste Blog Post, nossa ideia é trazer informações úteis sobre como organizar um hackathon interno. 

Por que organizar um hackathon interno: benefícios  

Tudo o que citamos até aqui são motivos por que as empresas fazem hackathons internos. Mas podemos citar muito mais. 

Em primeiro lugar, é justamente na criação desses eventos que a empresa vai estimular e disseminar a cultura da inovação. Além disso, os hackathons internos: 

• Dão voz aos colaboradores e promovem a identificação de problemas reais. Ou seja,  estimulam a criação de projetos que podem solucionar esses problemas de forma disruptiva e quebrar paradigmas. E aqui já deixamos um exemplo: o botão curtir do Facebook surgiu de um hackathon interno e foi uma forma de tirar uma ideia do armário (e algo assim pode acontecer na sua empresa!); 

• Criam uma ótima oportunidade para estimular uma competição saudável entre equipes formando times multidisciplinares. Ao mesmo tempo, fomentam a criatividade e o intraempreendedorismo, ou seja, o incentivo à inovação e práticas empreendedoras nas organizações.; 

• Além da criatividade, pelo seu próprio modelo de organização, hackathons internos ajudam a desenvolver o pensamento e mindset do design estratégico e de metodologias ágeis; 

• Reunir times híbridos e remotos em hackathons internos: como fazer pessoas que trabalham à distância se reunirem é um desafio, eventos assim promovem a união de  diferentes equipes para executarem projetos, incentivando a comunicação, networking, amizade, interação humana e senso de pertencimento. 

Como você pode ver, são inúmeros benefícios ao fazer um hackathon interno na organização. Agora vamos saber como executar! 

Primeiros passos para organizar um hackathon interno: como fazer

Em primeiro lugar você precisa decidir se o hackathon será online, híbrido ou mesmo inteiramente presencial. Como consultor de inovação e especialista em hackathons, meu conselho é, se possível e não for uma maneira de segregar participantes, fazer um evento presencial de abertura e encerramento no pich / demoday e, durante o restante do tempo, executar o projeto online com equipes multidisciplinares. 

Portanto, esqueça aquela ideia romântica de hackathons rápidos de um fim de semana. Cada vez mais as empresas priorizam eventos longos, com tempo para que os participantes executem melhor seus projetos.

Leia também: Tudo sobre hackathon, o que é e como funcionam os melhores desafios de inovação aberta

No caso de hackathons internos, isso é ainda mais importante, pois o projeto acaba se tornando uma válvula de descompressão. Existe a possibilidade de os times terem horas dedicadas a esse trabalho. Nós da Haze Shift incentivamos isso, pois nossa metodologia é criar um clima divertido para as equipes. 

Nesse sentido, um hackathon interno de boa qualidade tende a durar cerca de 12 a 16 semanas, com as seguintes etapas: 

1. O início da jornada: comece pelas regras

Tudo começa pela jornada estratégica, que tem o período aproximado de um mês. É neste momento que acontece o desenvolvimento das regras do hackathon interno, a definição das problemáticas e os desafios a serem trabalhados. 

Também é importante definir como serão formadas as equipes (uma exigência pode ser que as pessoas sejam de setores diferentes, por exemplo) e a escolha dos cofacilitadores da empresa para auxiliar na disseminação do programa, metodologia e engajamento

Nesse quesito, nós da Haze Shift já ajudamos várias organizações. Em 2022, por exemplo, apoiamos a realização de um hackathon interno na In Press (um dos maiores grupos nacionais com atuação de agências de relações públicas e serviços especializados em marketing e reputação em todo o Brasil). 

Como o evento teve foco nos colaboradores das áreas corporativas (como RH, Administrativo, Financeiro, entre outras) que dão suporte à operação das agências de relações públicas, em conjunto escolhemos cofacilitadores que apoiaram as temáticas: Comunicação com o cliente interno; Pessoas; Cultura de processos; Capacitação; e Entrega de valor.

Leia mais sobre o HackaCorp que fizemos em parceria com a In Press

Além disso, é preciso definir mentorias e uma trilha de conteúdo úteis para as equipes desenvolverem os projetos, conforme a problemática. Elas podem ser, por exemplo, sobre criatividade nas restrições, thinking environment, modelagem de negócios, validação, identificação de problemas, etc. 

2. Defina os participantes do hackathon interno

As definições acima acontecem junto com a equipe organizadora do hackathon, que precisa escolher também quem irá participar do evento. Nós da Haze Shift recomendamos que participem do hackathon interno: 

• Colaboradores: defina se toda a empresa, ou áreas específicas, como a corporativa, por exemplo; 
• Cofacilitadores: lideranças da organização que irão aprender a metodologia do evento para disseminar o conhecimento e acompanhar o desenvolvimento dos participantes e equipes, sendo um ponto de contato entre a equipe e a organização do hackathon. Pode ser considerado também o porta voz da metodologia, sendo ele um agenda para disseminar a cultura de inovação, design e colaboração entre as equipes.  
• Mentores: profissionais de apoio às equipes do hackathon interno, como especialistas no modelo de negócios, validação e protótipos. Podem ser profissionais de dentro e de fora da empresa. Eles podem se revezar entre os times. 
• Jurados/avaliadores: podem ser executivos das empresas ou convidados externos. 
• Palestrantes sobre temas relacionados aos desafios do evento.  

3. Escolha as ferramentas ideais 

Caso o seu hackathon interno tenha mais de oito ou dez equipes, uma boa ideia é utilizar uma ferramenta que contenha várias utilidades. A TAIKAI, nossa parceira de negócios, por exemplo, é uma plataforma com tudo incluso: formação virtual de times; comunicação entre participantes, organizadores e mentores; dashboard de submissão de projetos; transmissão de vídeos via streaming, sistema de votação online, entre outros recursos. Fale conosco para saber mais. 

Contudo, quando há menos de dez equipes, sua organização pode criar em conjunto com a Haze Shift um mapa de ferramentas. Algumas indispensáveis são uma Nuvem, Zoom (ou outro aplicativo de videoconferência), Mural.co (para construção de atividades), ferramentas de mentorias, de inscrição, etc.  Nós ajudamos cada empresa a encontrar as ferramentas ideais de forma personalizada. 

4. Treinamento de cofacilitadores e inscrições 

Definidas as regras e os participantes, chega a hora de treinar os cofaclitadores ao mesmo tempo em que abrem as inscrições para o público interno. Isso pode incluir a divulgação de eventos online e conteúdos relacionados ao tema do hackathon para aquecer as pessoas. É um warmup: coloque a equipe da Comunicação Interna para trabalhar!  

Já para o treinamento, os cofacilitadores passam por workshops de imersão e palestras com mentorias para desenvolver melhor o perfil. Veja como fizemos esse treinamento no caso do Hackacorp. 

5. Desafio de inovação 

Após as inscrições, em nossa metodologia própria, damos oito semanas para produção do projeto. Em períodos de 15 em 15 dias, as equipes realizam workshops com a duração de duas horas, tanto para terem acesso a palestras quanto para realizarem atividades e terem acesso aos mentores. 

Nossa metodologia se mostrou mais eficiente quando, durante esses períodos, os colaboradores tiveram direito a cerca de 5 horas livres durante as semanas para se dedicarem ao projeto do hackathon. 

Existe, claro, um prazo de conclusão dos projetos, que serão avaliados. Os melhores são selecionados para o Pich Day / Demoday.

6. Demoday: o gran finale

Este é o momento de coroar os melhores projetos sobre as temáticas definidas. Nós da Haze Shift destacamos aos nossos clientes tanto em hackathons internos como externos que o Demoday é a oportunidade de comprovar a grande experiência de programa de inovação para todos os atores envolvidos.

Além disso, ele proporciona visibilidade e, no caso de hackathons internos, a chance de ver o projeto ser executado pela organização após o fim do evento. Confira nosso conteúdo específico sobre o tema e ouça o podcast: 

Demoday: o que é e como ele se relaciona com programas de inovação aberta

Por fim, lembre-se: acima de tudo o desafio de inovação precisa ser divertido, e nunca exaustivo ou estressante. Ele incentiva pessoas a pensarem de forma criativa, conhecerem pessoas e, para nós, o que importa é a qualidade da entrega final. Por isso, devem ter várias semanas. Nós da Haze Shift estamos prontos para ajudar na organização do seu próximo hackathon interno. Vamos conversar e tornar isso realidade.