Já me deparei algumas vezes com organizações que buscavam promover a inovação, mas as áreas de negócios e administrativa não conversavam entre si. Elas simplesmente agiam como pequenas empresas independentes dentro de um grande grupo. Se você observa desafios parecidos em seu cotidiano, aproveito para apresentar algumas vantagens do design estratégico.

Em primeiro lugar, existe um nome para casos como esses, quando as áreas tentam resolver problemas individualmente, estabelecem suas próprias metas e não fortalecem umas às outras: Silos Organizacionais.

Imagine aqueles silos de grãos que vemos espalhados nas estradas: cada um enche e esvazia conforme a demanda. Em algumas empresas, acontece justamente isso, pois as áreas buscam seus próprios grãos e, quando estão cheias, buscam dar vazão por conta própria, invés de se alinharem e compartilhar grãos com outros setores. 

Eu, pessoalmente, acredito que os Silos organizacionais são desfavoráveis aos movimentos por inovação nas empresas porque impedem a atuação colaborativa e transparente.

Design para os níveis estratégico e tático

Em algumas oportunidades, nós da Haze Shift já apresentamos aqui em nosso Blog o conceito do design estratégico aqui em nosso blog. Mas sempre é útil revisar como o design se aplica às organizações.

Em linhas gerais, o design estratégico atua na divergência para depois convergir em resultados. Existem as fases de descoberta, definição, desenvolvimento e entrega, auxiliadas por ferramentas do design thinking. Ele envolve diferentes hierarquias para entender o que se passa em uma organização, trazendo um conjunto de possibilidades e caminhos para atuação colaborativa.

Algumas das vantagens do design estratégico são: a capacidade de as organizações oferecerem visibilidade a seus produtos ou a seus problemas; feedbacks claros e muitas vezes interativos às equipes; fazer um bom mapeamento (seja ele visual ou por meio de fluxos); mostrar claramente algumas restrições em processos e mostrar consistência tanto de processos quanto de produtos.

Veja no texto do meu colega Rodrigo Medalha mais alguns princípios do design aplicado às organizações

Além disso, como consultor de inovação, eu garanto: o design pode ser utilizado em diferentes níveis e favorecer a inovação nas organizações.

Em nível estratégico, por exemplo, pode ajudar a diretoria a cocriar um planejamento de negócio, como mostrou meu colega Junior Chapim no artigo: A inovação no planejamento por meio da cocriação feita por pessoas para pessoas. Já em nível tático, as vantagens do design estratégico para Silos Organizacionais residem justamente na possibilidade de quebrá-los para, então, conectar as áreas. Vamos entender?

Conectando as áreas administrativas e de negócios

Primeiramente, precisamos lembrar que organizações têm clientes internos e externos. Quando uma área se isola em seus próprios métodos no atendimento a fornecedores e clientes, elas deixam de observar sua própria qualidade de entrega. Nesse sentido, ela ainda está vivendo em um mundo fechado. Isso pode comprometer a qualidade do atendimento, dificuldades de relacionamento e, na pior das hipóteses, perdas de contratos e clientes.

Contudo, para melhorar essa situação, elas precisam conhecer e literalmente ouvir as pessoas com quem fazem negócios. Este, certamente, é o primeiro passo: trazer para perto o problema, estabelecer uma conversa franca e aberta. Pense comigo no seguinte caso:

Uma empresa média ou grande costuma ter diversas áreas de negócios, então, vamos simplificar. Vamos pensar em uma área de serviços, outra de produtos (sendo estas duas as áreas de negócios) e um Centro de Serviços Corporativos, também conhecida como área administrativa geral. Esses caras do setor administrativo têm duas opções:

• Podem muito bem prezar pela própria facilidade e demandar tarefas e requisitar informações às áreas de negócios, sem olhar para a dificuldade da realização dessas tarefas.
• Ou podem chamar as áreas de negócios para identificar oportunidades para agilizar e otimizar o trabalho nessas demandas, conhecendo melhor o trabalho e as dificuldades das áreas de negócios.

Vantagens do design estratégico para Silos Organizacionais 

Se optarmos pela primeira opção, as áreas continuam trabalhando de forma isolada, ou seja, como Silos Corporativos. Por outro lado, se utilizarmos a segunda opção, que caracteriza um trabalho colaborativo, o aprendizado será melhor e, certamente, os processos serão executados de forma mais ágil, alinhada e minimizando os retrabalhos. Nesse momento de identificação e resolução de problemas, as áreas podem aproveitar as vantagens do design estratégico:

• A área Administrativa pode, por exemplo, promover oficinas colaborativas para conexão entre as áreas e/ou com os clientes internos.. Para entender como funciona uma oficina de integração, eu recomendo que você leia o artigo do meu colega Léo Tostes: Sobre planetas e aliens, uma ferramenta para apresentar o design thinking forma lúdica e criativa;
• As áreas também podem se unir para criar Laboratórios de Ideias, mais conhecidos como Idealabs (que também é um instrumento do design thinking), onde os setores irão compartilhar suas dores. Aqui o convite pode ser feito também para a participação de clientes externos e fornecedores, a fim de conhecer o ciclo completo de ponta a ponta (end to end). Nós da Haze Shift fizemos isso com sucesso  recentemente, conectando a área administrativa de cooperativa financeira com gerentes de agências e clientes pessoa jurídica.

Por meio de recursos como esses, fica mais fácil pensar na inovação dos processos corporativos e pensar no planejamento em médio e longo prazo, o que comprova as vantagens do design estratégico.

Uma história sobre vantagens do design estratégico

Eu acredito que ilustrar situações podem ajudar a provocar gatilhos em nossas mentes para ver se estamos, ou não, vivendo determinados problemas. Por isso, trago aqui uma história que mostra na prática as vantagens do design estratégico.

Por alguns anos, trabalhei em uma organização que vivia basicamente em Silos. As áreas de negócios estabeleciam sua própria gestão de resultados, sendo muito difícil trazer a conexão e colaboração entre os setores. 

Por lá, havia o Jurídico, alocado dentro da área administrativa. O objetivo era dar apoio a todo o grupo, mas os trâmites do Jurídico não satisfaziam a área Comercial, que criou sua própria área Jurídica, com seu próprio orçamento. Em outras palavras, a organização tinha dois custos com advogados.

Dessa forma, ao invés de as áreas conversarem e estabelecerem novos processos, cada uma entendendo as dores da outra, elas simplesmente deixaram as coisas acontecerem, adiando o problema. Chegou o momento em que o conflito foi inevitável. O Administrativo se viu obrigado a mudar tudo isso.

A solução poderia ser:

• Ordenar o fim da área jurídica paralela no Comercial ou, simplesmente, capturar os advogados para “debaixo da própria asa”;
• Ou chamar para a conversa.

A solução foi prática. Os setores tentaram buscar, por meio de reuniões, chegar a um consenso, pois ficou claro que a situação não era a ideal e gerava mais custos, sendo assim buscaram ajuda com a aplicação de Design Estratégico através de uma consultoria e com isso os advogados e gestores das áreas sentaram para conversar. 

Tendo ciência das dificuldades e das necessidades de cada setor, juntos, e com a participação de outras áreas, todos desenharam e estabeleceram um novo fluxo. Resultado: a prestação de serviços jurídicos melhorou, passando a ser mais ágil, graças ao novo fluxo criado pelo design estratégico. Pelo menos quanto aos processos do Jurídico, os Silos acabaram.

Primeiros passos

A partir do que expus acima, eu diria que primeiramente é preciso identificar se sua empresa é formada por Silos Organizacionais. Para isso, reflita (em conjunto com pessoas de outras áreas) se os fluxos ou processos entre áreas geram muitas disputas ou conflitos de interesses. Quando existem muitos questionamentos, este é um momento de alerta e uma oportunidade de melhoria.

Em segundo lugar, após a etapa de Descoberta de um problema, vocês precisam definir quem irá participar do redesenho do processo ou serviço. Em terceiro lugar, é preciso promover uma mecânica conjunta para, assim, trazerem novas ideias – o que pode ser feito utilizando as ferramentas do design thinking. Funciona assim:  

Na sequência, vocês podem desenvolver protótipos e testes, o que permitirá resolver um problema de forma ágil ou, pelo menos, falhar rápido. E é aqui que a inovação aberta pode ajudar. Afinal, vocês podem chegar à conclusão que a solução demanda trazer atores externos, como startups, para apresentar soluções. Ou, ainda, chamar consultores externos. E o melhor de tudo: vocês podem unir os orçamentos das áreas para esse investimento.

Colocando tudo isso em prática

Nós da Haze Shift temos expertise em oferecer soluções a partir do design estratégico para auxiliar nas fases desde as fases descoberta e definição de um problema até o desenvolvimento e a entrega necessária. Juntos podemos:

• Formular perguntas;
• Identificar tendências;
• Criar visões de futuro;
• Projetar soluções;
• Experimentar modelos.

Inclusive, no momento do Desenvolvimento e Entrega, pode ser o momento para ir ao mercado e buscar startups para apresentar soluções a partir, por exemplo, de um workshop online ou presenciais. Nesse sentido, temos um bom case recente. Veja:

No primeiro semestre de 2021, por exemplo, nós da Haze Shift oferecemos a uma cooperativa de saúde do Paraná um hunting de startups (em português: caça de startups) que ofereceu diferentes soluções a clientes pessoa jurídica da cooperativa. Já aplicamos essa metodologia com sucesso em várias iniciativas, e essa busca por novos fornecedores pode ser o que sua empresa precisa para melhorar os serviços e processos internos de sua empresa. Mas é preciso frisar: cada caso é um caso.

Nesse sentido, uma consultoria focada em design estratégico, inovação aberta e transformação digital pode garantir que sua empresa deixe de ter silos organizacionais. Assim, o que era um mindset de conflito, se transforma em um mindset de colaboração. Transforma-se em um verdadeiro senso de pertencimento a um grupo.

Que tal conversarmos sobre isso?

Referências:

• O que é design estratégico e porque isso precisa fazer parte do seu negócio. Confira aqui.
• Design estratégico: o que é e quais as vantagens da metodologia. Confira aqui.
• Design estratégico: Como se preparar para o futuro. Confira aqui.